Odmienność w wysokości składanych ofert to codzienność w przetargach. Każdy wykonawca poszukujący zlecenia dla firmy, na podstawie dostępnej dokumentacji, ma możliwość złożenia dowolnej propozycji cenowej. Jednak w sytuacji, gdy podana kwota budzi wątpliwości zamawiającego, ma on z kolei prawo zwrócić się do danego wykonawcy o wyjaśnienia związane z rażąco niską ceną. Jak prawidłowo i skutecznie sporządzić odpowiedź na takie wezwanie? Czym jest rażąco niska cena? Ustawa prawo zamówień publicznych nie precyzuje, czym jest rażąco niska cena w przetargach. Na podstawie orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej można jednak zdefiniować kluczowe elementy leżące u podstaw oceny tego zagadnienia. I tak cena rażąco niska to taka, która jest nierealistyczna, niewiarygodna w porównaniu do cen rynkowych podobnych zamówień, ale także innych propozycji złożonych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oznacza to wystąpienie takiej ceny, która znacząco odbiega od kwot przyjętych i wskazuje na fakt realizacji projektu poniżej kosztów wytworzenia danej usługi, dostawy czy roboty budowlanej. Te zapisy korespondują z zapisami art. 224 Pzp, w którym przewiduje się sytuację zwrócenia się do wykonawcy o wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Następuje to wtedy, gdy zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do całego przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego odnośnie szans na poprawne i terminowe wykonanie zlecenia. Jeśli zatem rozbieżności w przedstawionych ofertach nie wynikają z okoliczności oczywistych, zamawiający wezwie wykonawcę do złożenia wyjaśnień gdy cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od:
- wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed opublikowaniem postępowania – najczęściej na podstawie dostępnego kosztorysu lub wartości projektu dofinansowanego ze środków zewnętrznych,
- średniej arytmetycznej wartości wszystkich złożonych propozycji niepodlegających odrzuceniu.
Jak wyjaśnić rażąco niską cenę w przetargu? Metod wyjaśnienia rażąco niskiej ceny jest co najmniej kilka i każdorazowo powinny być one dostosowane do danego przetargu. Zasadniczo przedmiotowe wyjaśnienia powinny odwoływać się do następujących kwestii, uregulowanych w Ustawie Prawo zamówień publicznych:
- zarządzania procesem produkcji, świadczonych usług lub metody budowy;
- wybranych rozwiązań technicznych, wyjątkowo korzystnych warunków dostaw, usług albo związanych z realizacją robót budowlanych;
- oryginalności dostaw, usług lub robót budowlanych oferowanych przez wykonawcę;
- zgodności z przepisami dotyczącymi kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, lub przepisów odrębnych właściwych dla spraw, z którymi związane jest realizowane zamówienie;
- zgodności z prawem w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;
- zgodności z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, obowiązującymi w miejscu, w którym realizowane jest zamówienie;
- zgodności z przepisami z zakresu ochrony środowiska;
- wypełniania obowiązków związanych z powierzeniem wykonania części zamówienia podwykonawcy.
Niezwykle istotne jest, że wymienione powyżej przesłanki nie muszą być obligatoryjnie poruszone w piśmie z wyjaśnieniami. Wyłącznie w przypadku zalecenia dla firm na roboty budowlane lub usługi, zamawiający jest zobowiązany aby żądać wyjaśnień w zakresie punktów 4 i 6. Wszystkie inne elementy są fakultatywne, a ich poruszanie jedynie zwiększa szanse wykonawcy na pozytywne rozpatrzenie jego odpowiedzi. Środki dowodowe Najpopularniejsza metoda wyjaśnień opiera się na przedstawieniu metody kalkulacji wartości złożonej oferty. W tej sytuacji wykonawca rozpisuje wszystkie elementy kosztowe, w tym między innymi wartości materiałów, usług podwykonawców, robocizny, zysku dla firmy, serwisu gwarancyjnego. Do przedstawionego kosztorysu musi załączyć także elementy dowodowe, takie jak cenniki. Warto także zaprezentować rozstrzygnięcia innych podobnych przetargów, które wskazują na prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia, mimo przyjęcia zbliżonej kalkulacji. Te można wyszukać i pobrać z bazy wyników przetargów zawartej na platformie oferent.com.pl. Serwis oferuje także wiele innych użyteczności, jak chociażby dostęp do licytacji nieruchomości i urządzeń, możliwość śledzenia pojawiających się przetargów w interesującej nas branży oraz wyszukiwanie podwykonawców do wygranego zlecenia dla firmy. Kolejną formą złożenia wyjaśnień może być zaprezentowanie ofert podwykonawców. Dokonując badania rynku i przedstawiając propozycje innych wiarygodnych podmiotów opiewające na kwotę mniejszą lub zbliżoną do naszej, również potwierdzamy, że przyjęta kalkulacja jest prawidłowa. Ta metoda wymaga jednak pewnego zachodu i jest obarczona ryzykiem nie dotrzymania terminu złożenia wyjaśnień w sytuacji, gdy podwykonawcy nie odpowiadają na czas. Istnieje też możliwość udzielenia odpowiedzi na postawione w piśmie zamawiającego pytania. Tu jednak narażamy się na ryzyko zbyt ogólnego potraktowania tematu. Nie ma jednego uniwersalnego i pasującego do każdej sytuacji sposobu wyjaśnień. Wszystko zależy od rodzaju postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wyjaśnienia mają dotyczyć oraz od dostępnych dla wykonawcy środków dowodowych.