Jak wyjaśnić rażąco niską cenę?

Odmienność w wysokości składanych ofert to codzienność w przetargach. Każdy wykonawca poszukujący zlecenia dla firmy, na podstawie dostępnej dokumentacji, ma możliwość złożenia dowolnej propozycji cenowej. Jednak w sytuacji, gdy podana kwota budzi wątpliwości zamawiającego, ma on z kolei prawo zwrócić się do danego wykonawcy o wyjaśnienia związane z rażąco niską ceną. Jak prawidłowo i skutecznie sporządzić odpowiedź na takie wezwanie?

Czym jest rażąco niska cena?

Ustawa prawo zamówień publicznych nie precyzuje, czym jest rażąco niska cena w przetargach. Na podstawie orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej można jednak zdefiniować kluczowe elementy leżące u podstaw oceny tego zagadnienia. I tak cena rażąco niska to taka, która jest nierealistyczna, niewiarygodna w porównaniu do cen rynkowych podobnych zamówień, ale także innych propozycji złożonych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oznacza to wystąpienie takiej ceny, która znacząco odbiega od kwot przyjętych i wskazuje na fakt realizacji projektu poniżej kosztów wytworzenia danej usługi, dostawy czy roboty budowlanej. Te zapisy korespondują z zapisami art. 224 Pzp, w którym przewiduje się sytuację zwrócenia się do wykonawcy o wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Następuje to wtedy, gdy zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do całego przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego odnośnie szans na poprawne i terminowe wykonanie zlecenia. Jeśli zatem rozbieżności w przedstawionych ofertach nie wynikają z okoliczności oczywistych, zamawiający wezwie wykonawcę do złożenia wyjaśnień gdy cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od:

  • wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed opublikowaniem postępowania – najczęściej na podstawie dostępnego kosztorysu lub wartości projektu dofinansowanego ze środków zewnętrznych, 
  • średniej arytmetycznej wartości wszystkich złożonych propozycji niepodlegających odrzuceniu.



Jak wyjaśnić rażąco niską cenę w przetargu?

Metod wyjaśnienia rażąco niskiej ceny jest co najmniej kilka i każdorazowo powinny być one dostosowane do danego przetargu. Zasadniczo przedmiotowe wyjaśnienia powinny odwoływać się do następujących kwestii, uregulowanych w Ustawie Prawo zamówień publicznych:

  • zarządzania procesem produkcji, świadczonych usług lub metody budowy;
  • wybranych rozwiązań technicznych, wyjątkowo korzystnych warunków dostaw, usług albo związanych z realizacją robót budowlanych;
  • oryginalności dostaw, usług lub robót budowlanych oferowanych przez wykonawcę;
  • zgodności z przepisami dotyczącymi kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, lub przepisów odrębnych właściwych dla spraw, z którymi związane jest realizowane zamówienie;
  • zgodności z prawem w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;
  • zgodności z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, obowiązującymi w miejscu, w którym realizowane jest zamówienie;
  • zgodności z przepisami z zakresu ochrony środowiska;
  • wypełniania obowiązków związanych z powierzeniem wykonania części zamówienia podwykonawcy. 

Niezwykle istotne jest, że wymienione powyżej przesłanki nie muszą być obligatoryjnie poruszone w piśmie z wyjaśnieniami. Wyłącznie w przypadku zalecenia dla firm na roboty budowlane lub usługi, zamawiający jest zobowiązany aby żądać wyjaśnień w zakresie punktów 4 i 6. Wszystkie inne elementy są fakultatywne, a ich poruszanie jedynie zwiększa szanse wykonawcy na pozytywne rozpatrzenie jego odpowiedzi.

Środki dowodowe

Najpopularniejsza metoda wyjaśnień opiera się na przedstawieniu metody kalkulacji wartości złożonej oferty. W tej sytuacji wykonawca rozpisuje wszystkie elementy kosztowe, w tym między innymi wartości materiałów, usług podwykonawców, robocizny, zysku dla firmy, serwisu gwarancyjnego. Do przedstawionego kosztorysu musi załączyć także elementy dowodowe, takie jak cenniki. Warto także zaprezentować rozstrzygnięcia innych podobnych przetargów, które wskazują na prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia, mimo przyjęcia zbliżonej kalkulacji. Te można wyszukać i pobrać z bazy wyników przetargów zawartej na platformie oferent.com.pl. Serwis oferuje także wiele innych użyteczności, jak chociażby dostęp do licytacji nieruchomości i urządzeń, możliwość śledzenia pojawiających się przetargów w interesującej nas branży oraz wyszukiwanie podwykonawców do wygranego zlecenia dla firmy. Kolejną formą złożenia wyjaśnień może być zaprezentowanie ofert podwykonawców. Dokonując badania rynku i przedstawiając propozycje innych wiarygodnych podmiotów opiewające na kwotę mniejszą lub zbliżoną do naszej, również potwierdzamy, że przyjęta kalkulacja jest prawidłowa. Ta metoda wymaga jednak pewnego zachodu i jest obarczona ryzykiem nie dotrzymania terminu złożenia wyjaśnień w sytuacji, gdy podwykonawcy nie odpowiadają na czas. Istnieje też możliwość udzielenia odpowiedzi na postawione w piśmie zamawiającego pytania. Tu jednak narażamy się na ryzyko zbyt ogólnego potraktowania tematu. Nie ma jednego uniwersalnego i pasującego do każdej sytuacji sposobu wyjaśnień. Wszystko zależy od rodzaju postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wyjaśnienia mają dotyczyć oraz od dostępnych dla wykonawcy środków dowodowych.

Procedura odwrócona w zamówieniach publicznych

Przygotowanie dokumentacji przetargowej zajmuje wielokrotnie bardzo dużo czasu. Dokładne zapoznanie się z wymaganiami stawianymi przez zamawiającego, analiza przedmiotu zamówienia, zdobycie odpowiednich załączników i wreszcie uzupełnienie formularza ofertowego, to praca na kilka dni. Nie zawsze jednak wykonanie tak dużego nakładu działań jest wymagane już na etapie składania ofert. W Ustawie Prawo zamówień publicznych przewidziano tak zwaną procedurę odwróconą. Co to jest i dlaczego jej stosowanie ułatwia aktywności zarówno zamawiających, jak i wykonawców?

Czym jest procedura odwrócona w przetargach?

Na gruncie nowej ustawy Pzp kwestie procedury odwróconej zostały szczegółowo opisano w art. 139. Zgodnie z jego zapisami „Zamawiający może najpierw dokonać badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu, o ile taka możliwość została przewidziana w SWZ lub w ogłoszeniu o zamówieniu”. Oznacza to możliwość uproszczenia etapu badania ofert dla zamawiającego, który szczegółowo pod uwagę weźmie w pierwszej kolejności tylko tę propozycję, która uzyskała najwięcej punktów zgodnie z kryteriami oceny.

Procedura zasadnicza, a odwrócona

Niezależnie czy zamawiający stosuje w swoim przetargu procedurę zasadniczą czy odwróconą, najpierw dokonuje weryfikacji oferty od strony formalnej. W tym etapie bierze pod uwagę między innymi terminowość wpłynięcia propozycji, prawidłowość zabezpieczenia poprzez wniesienie wadium, poprawność złożenia podpisów. Różnice w stosowaniu obu procedur ujawniają się w kolejnym kroku. Przy zasadniczej procedurze oceny ofert zamawiający przechodzi do analizy podmiotowej warstwy propozycji. W jej ramach ustala czy wykonawca nie podlega wykluczeniu, a także czy spełnia postawione w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia przesłanki udziału w postępowaniu. Następnie dokonuje oceny zaistnienia przesłanek odrzucenia oferty, a dopiero później bierze pod uwagę oferty niepodlegające odrzuceniu i przyznaje im odpowiednią punktację. W procedurze odwróconej kolejność prowadzonych działań jest inna. Po sprawdzeniu wszystkich ofert pod kątem zaistnienia wobec nich przesłanek odrzucenia, zamawiający dokonuje kwalifikacji propozycji pod kątem kryteriów oceny ofert. Na podstawie ustalonej listy rankingowej zamawiający wzywa do uzupełnienia oferty wyłącznie wykonawcę, którego cena została oceniona jako najkorzystniejsza. Inni wykonawcy nie są na tym etapie proszeni o udowodnienie prawidłowości złożonej oferty. Jeśli wybrane przedsiębiorstwo złoży odpowiednie środki dowodowe i udowodni, że nie podlega wykluczeniu z postępowania przetargowego, jego oferta zostaje wybrana jako najkorzystniejsza. W ten sposób ma możliwość podpisania umowy i uzyskania dodatkowego zlecenia dla firmy. Bardzo często zdarza się sytuacja, w której oceniona najwyżej oferta nie zostaje ostatecznie wybrana do realizacji przetargu. Dzieje się tak chociażby wtedy, gdy podmiot poszukujący zlecenia dla firmy nie przeczytał dokładnie warunków zamówienia i nie jest w stanie udowodnić odpowiedniego doświadczenia. Inną popularną przesłanką odrzucenia propozycji jest także złożenie niezgodnych z przedmiotem zamówienia środków dowodowych takich jak karty katalogowe, rozwiązania techniczne czy gwarancje. W tej sytuacji zamawiający musi ponownie dokonać oceny ofert (ustalenie rankingu) aby zbadać kolejnego wykonawcę.

Zalety stosowania procedury odwróconej w przetargach

Najważniejszą zaletą procedury odwróconej jest bez wątpienia oszczędność czasu i zasobów ludzkich po stronie zamawiających. Dokonywanie oceny tylko jednej, a nie kilku lub kilkudziesięciu ofert, to także możliwość przyspieszenia wyboru wykonawcy. To wpływa na większą elastyczność w konstrukcji harmonogramu realizacji przetargu. Wykorzystanie procedury odwróconej to także dobra informacja dla wykonawcy poszukującego dodatkowego zlecenia dla firmy. W ramach środków dowodowych, jakie należy często przygotować w celu uzyskania zamówienia są między innymi:

  • referencje,
  • oświadczenia,
  • karty katalogowe i dokumentacje techniczne oferowanych w przetargu urządzeń i materiałów,
  • wykaz personelu ze specjalistycznymi uprawnieniami,
  • JEDZ

Skompletowanie takiej dokumentacji wymaga czasu, a często jest niemożliwe przed terminem złożenia oferty. Opóźnienia mogą wynikać z przesłanek obiektywnych, na które wykonawca nie ma wpływu (np. osoba odpowiedzialna za podpisywanie oświadczeń woli u partnera biznesowego jest na urlopie i nie może parafować referencji). W tej sytuacji procedura odwrócona nie tylko pozwala wziąć udział w większej liczbie przetargów (poprzez ograniczenie czasu na kompletowanie dokumentacji), ale także daje szanse na zdobycie właściwych środków dowodowych, których z różnych przyczyn wykonawca nie był w stanie zdobyć przed terminem złożenia oferty. Gdzie szukać informacji o wybranej procedurze? Informacja o zastosowanej w przetargu procedurze została zawarta w SWZ lub ogłoszeniu o zamówieniu. Te dokumenty są każdorazowo dołączane do dokumentacji przetargowej dostępnej w bazie przetargowej oferent.com.pl. Serwis na bieżąco informuje swoich klientów o nowych szansach na zdobycie zlecenia dla firmy, udostępnia wygodne filtry, dane historyczne o wynikach przetargów oraz przedstawia potencjalnych podwykonawców, z którymi firma może wejść w owocne dla obu stron relacje biznesowe. Baza oferuje darmowy okres próbny z pełną funkcjonalnością.