Zapytanie ofertowe a przetarg

 

Zapytanie ofertowe a przetarg – różnice

 

W procesie zarządzania zakupami w sektorze publicznym, sektorowym i subsydiowanym, nadrzędną rolę odgrywają różnorodne narzędzia umożliwiające efektywne pozyskiwanie towarów, usług czy realizację projektów. Dwa z najczęściej stosowanych instrumentów to zapytanie ofertowe oraz przetarg. Choć oba mają na celu wybór najlepszego dostawcy, różnią się pod wieloma względami: od procedur po kryteria oceny ofert. Niniejszy artykuł przedstawia główne różnice między tymi dwoma metodami, pomagając zrozumieć, kiedy i jak ich używać.

 

Definicje i podstawowe założenia

 

Zapytanie ofertowe (Request for Proposal, RFP) jest formalnym zaproszeniem skierowanym do firm do przedstawienia ofert na dostarczenie określonych towarów lub usług. Jest to narzędzie powszechnie stosowane w sektorze prywatnym i publicznym, gdzie organizacje poszukują najkorzystniejszych rozwiązań skrojonych po ich specyficzne potrzeby. RFP umożliwia zamawiającemu uzyskanie szczegółowych informacji na temat produktów, usług, warunków cenowych oraz możliwości dostawców¹.

 

 

Przetarg to z kolei procedura zakupowa, najczęściej stosowana w sektorze publicznym, mająca na celu zapewnienie transparentności, uczciwej konkurencji oraz efektywnego wydatkowania środków publicznych. Przetargi są regulowane przepisami prawa zamówień publicznych, które określają szczegółowe procedury, progi wartościowe oraz kryteria oceny ofert.

 

Zapytanie ofertowe a przetarg – regulacje prawne

 

Przechodząc do różnic między zapytaniem ofertowym a przetargiem odniesiemy się w pierwszej kolejności do regulacji prawnych. Procedury przetargowe są ściśle określone przez ustawę Prawo zamówień publicznych. Wszystkie etapy takiego postępowania, od ogłoszenia po wybór wykonawcy, muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami, co zapewnia transparentność i równe szanse dla uczestników. W zamówieniach publicznych nie ma miejsca na przypadkowość w kontekście terminów, wartości, treści czy formy.

 

 

Zapytanie ofertowe jest procedurą mniej sformalizowaną i nie jest ściśle regulowana przepisami prawa. Organizacje mają większą elastyczność w kształtowaniu treści RFP oraz procedur jego realizacji. Praktyka gospodarcza wykształciła wzorcowy przykład zapytania ofertowego, które powinno składać się z następujących elementów²:

Zapytanie ofertowe a przetarg – progi wartościowe

 

W przypadku przetargów obowiązują konkretne progi wartościowe określone w Pzp. Poniżej tych progów można stosować uproszczone modele, takie jak zapytanie ofertowe, natomiast powyżej wymaga się pełnej procedury przetargowej realizowanej w jednym z rekomendowanych trybów. Aktualnie wartość graniczna, powyżej której zamawiający publiczni i subsydiowani muszą trzymać się zaleceń ustawy wynosi 130 000 złotych netto. Zapytania ofertowe jednostek takich jak gminy, szkoły czy biblioteki są stosowane dla mniejszych zamówień. W ich przypadku zamawiający nadal muszą trzymać się podstawowych zasad Pzp, jednakże cała procedura musi być zgodna z regulaminami wewnętrznymi. Zapytania ofertowe firm nie podlegają limitom kwotowym.

 

Inne różnice między zapytaniem ofertowym a przetargiem

 

Różnice między zapytaniem ofertowym a przetargiem są wielowymiarowe. Pierwsza z tym procedur skierowana jest do wybranej grupy dostawców lub szerokiego grona potencjalnych oferentów, ale nie ma obowiązku publicznego ogłoszenia. Jeśli regulamin przewiduje taką okoliczność, można je wysłać do raptem kilku firm. W ten sposób pozostała część rynku praktycznie nie ma szans na znalezienie takiej oferty i wystartowanie w zamówieniu.

Przetargi wymagają publicznego ogłoszenia w odpowiednich środkach przekazu, takich jak Biuletyn Zamówień Publicznych, co zapewnia szeroki dostęp do informacji dla wszystkich zainteresowanych podmiotów. Są one także odpowiednio sortowane w wyszukiwarce przetargów oferent.com.pl.

Na uwagę zasługuje także kontrola i procedury odwoławcze. Zapytania ofertowe są mniej formalne i zależą od wewnętrznych zasad organizacji. Tym samym droga do podważenia wyniku jest bardzo krótka (zamawiający, sąd). W przetargach oferenci mają prawo do odwołania się od decyzji zgodnie z przepisami Pzp, co zapewnia dodatkowy poziom ochrony i przejrzystości procesu.

Podsumowanie różnic między oboma rodzajami przeprowadzania zakupów przez jednostki publiczne zaprezentowano w tabeli.

 

 

Zalety i wady obu rozwiązań

 

Jak dowiedziono powyżej, różnice miedzy zapytaniem ofertowym a przetargiem są fundamentalne. Obie procedury są bardzo często wykorzystywane przez jednostki publiczne, co każe zadać sobie pytanie o ich korzyści i wady. W przypadku zapytań ofertowych niewątpliwą zaletą jest elastyczność w kształtowaniu wymagań i kryteriów oceny. Zamawiający nie jest ograniczony przepisami prawa, przez co może z łatwością dobrać taką ofertę, która stanowi dla niego rozwiązanie w pełni bezpieczne. Sam proces zakupowy jest zdecydowanie szybszy i zazwyczaj pozbawiony wielu obowiązków, takich jak publikacje ogłoszeń w określonych bazach. Wykonawcy cenią sobie tę formułę także dlatego, że przygotowanie oferty jest prostsze. Często sprowadza się do wypełnienia formularza, podpisania go i odesłania na skrzynkę elektroniczną. Nie ma też ryzyka utraty wadium.

Niestety korzystanie z zapytań ofertowych ma także pewne wady. Sama przejrzystość procesu może w wielu wypadkach budzić wątpliwości. Potencjalnie ograniczona konkurencja prowadzi zazwyczaj do nieco wyższych cen. Wykonawcy są z kolei pozbawieni mechanizmów odwoławczych w przypadku ewentualnych sporów.

Jak na tym tle wyglądają przetargi? Zalety i wady przedstawiono w tabeli.

 

 

Podsumowanie

 

Zapytanie ofertowe i przetarg to dwa różne narzędzia służące do pozyskiwania towarów i usług, każde z nich ma swoje specyficzne zastosowania, zalety i wady. Wybór odpowiedniej metody zależy od wielu czynników, takich jak wartość zamówienia, wymagania organizacji, regulacje prawne oraz potrzeba transparentności i uczciwej konkurencji. Zrozumienie różnic między zapytaniem ofertowym a przetargiem pozwala organizacjom na bardziej świadome i efektywne zarządzanie procesem zakupowym, co w efekcie przyczynia się do osiągnięcia najlepszych wyników biznesowych.

 

FAQ

 

Kiedy stosować zapytanie ofertowe, a kiedy przetarg?

Zapytanie ofertowe stosuje się głównie dla mniejszych zamówień, gdzie zamawiający poszukuje elastycznego rozwiązania dostosowanego do jego potrzeb. Przetarg jest natomiast wymagany dla większych zamówień, szczególnie w sektorze publicznym, gdzie priorytetem jest transparentność i równe szanse dla wszystkich oferentów.

 

Jakie są różnice w składaniu ofert?

W przypadku przetargu składanie ofert odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej na dedykowanych platformach, podczas gdy w zapytaniach ofertowych nie musi być to konieczne.

 

Czy zapytanie ofertowe musi być publicznie ogłoszone?

Nie, zapytanie ofertowe nie musi być publicznie ogłaszane i może być skierowane do wybranej grupy dostawców. W przypadku przetargu publiczne ogłoszenie jest wymagane.