Jakie są etapy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego? Lista etapów

Zamówienia publiczne to kluczowy element funkcjonowania administracji publicznej oraz przedsiębiorstw sektorowych. Proces prowadzenia przetargu jest ściśle regulowany przez szereg dokumentów wykonawczych. Ich przestrzeganie jest niezbędne dla prawidłowego podpisania i rozliczenia kontraktu.

W artykule przedstawimy listę kluczowych etapów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
 

Podzielimy ją na dwie perspektywy – zamawiającego oraz wykonawcy.

Etapy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z punktu widzenia zamawiającego Zamawiający to jednostka, która organizuje przetarg. Może być nim dowolny podmiot publiczny, sektorowy, a nawet przedsiębiorstwo (jeśli jest zobligowane do przestrzegania przepisów ustawy Pzp). Zamawiający posiada potrzeby związane z realizacją określonych celów publicznych, a zamówienie jest narzędziem, dzięki któremu może pozyskać produkty, usługi lub roboty budowlane od zewnętrznych wykonawców. Procedura udzielenia zamówienia publicznego obejmuje określone etapy.

• Przygotowanie postępowania 
• Ogłoszenie przetargu 
• Nabór i ocena ofert 
• Zawarcie umowy 
• Wykonanie zamówienia

Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Pierwszym etapem działań zamawiającego jest przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. To w tym miejscu podmiot:

• określa swoje potrzeby, zakres projektu oraz zaangażowane strony,
• bada rynek, np. w zakresie dostępności produktów lub usług,
• szacuje budżet, sprawdza wykonalność (techniczną i ekonomiczną), ocenia alternatywne warianty dojścia do założonych celów,
• tworzy harmonogram realizacji przedsięwzięcia,
• sporządza projekty techniczne lub opis przedmiotu zamówienia,
• wybiera procedurę zamówienia publicznego,
• przygotowuje dokumentację przetargową oraz określa kryteria i warunki udzielenia kontraktu.

Ogłoszenie przetargu

Po sporządzeniu kompletnej dokumentacji, zamawiający jest gotowy do ogłoszenia przetargu publicznego. Ta czynność to nic innego, jak formalne powiadomienie wszystkich interesariuszy o danym zamierzeniu. Informacja musi zostać przekazana w odpowiedni sposób, aby zapewnić konkurencyjność i uczciwość w procedurze wyboru dostawcy, usługodawcy lub wykonawcy robót budowlanych. Zazwyczaj dokonuje się tego poprzez zamieszczenie danych na własnej stronie internetowej, w wybranej platformie zakupowej (obecnie wszystkie zamówienia publiczne są zelektronizowane) oraz w Bazie Zamówień Publicznych lub Suplemencie do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

Nabór i ocena ofert

Kolejnym etapem prac zamawiającego jest obsługa procedury przetargowej. Zanim potencjalni wykonawcy złożą swoje oferty zawierające propozycje cenowe, informacje dotyczące jakości oferowanych produktów oraz dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu, może się wydarzyć wiele nieoczekiwanych okoliczności. Każdy zainteresowany ma prawo wysłać wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia, który będzie wymagał odpowiedzi. Istnieje możliwość, że pod ich wpływem niezbędne będzie dokonanie zmian w dokumentacji przetargowej. Co jakiś czas zdarzają się także problemy z działaniem platform zakupowych, które również wymagają odpowiedniej koordynacji ze strony zamawiającego. Gdy upłynął termin składania ofert, komisja przetargowa dokonuje oceny nadesłanych propozycji. Obejmuje ona analizę spełnienia warunków formalnych i porównanie ofert pod kątem zgodności z kryteriami określonymi w dokumentacji przetargowej. Wybierane są warunki najkorzystniejsze z punktu widzenia zamawiającego, biorąc pod uwagę zarówno cenę, jak i pozostałe kryteria (gwarancje, czas realizacji i inne).

Zawarcie umowy

Wreszcie po wielu miesiącach przygotowań następuje ten moment – podpisanie kontraktu z wybranym wykonawcą. Ogłoszenie o wyborze jest publikowane na stronie prowadzonego postępowania, a pozostali oferenci są informowani o wyniku w sposób określony w specyfikacji warunków zamówienia.

Wykonanie zamówienia

Ostatni etap postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z punktu widzenia zamawiającego obejmuje realizację zlecenia zgodnie z postanowieniami umowy. Wykonawca dostarcza zamówione produkty lub świadczy usługi, a zamawiający dokonuje odbioru. W trakcie prowadzonych działań mogą wystąpić różne zmiany czy wyzwania, które wymagają podjęcia określonych czynności, np. aneksowania umowy, wysłania ponaglenia do wykonawcy czy wystąpienia o dodatkowe zgody administracyjne. Ten krok wieńczy podpisanie protokołu odbioru, zapłata wynagrodzenia oraz sporządzenie ogłoszenia o wykonaniu zamówienia(1).

Etapy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z punktu widzenia wykonawcy

Wykonawca przetargu to dowolny podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który podpisuje umowę na realizację zamówienia publicznego. W przeciwieństwie do zamawiającego nie musi on posiadać specjalistycznej wiedzy na temat dziesiątek aktów wykonawczych. Jak pokazują dane, ponad 85% wszystkich postępowań upublicznionych w BZP w 2023 roku prowadzonych było w trybie podstawowym bez negocjacji(2). Oznacza to, że przetargi są zazwyczaj powtarzalne, a złożenie oferty nie powinno nastręczać zbyt wiele problemów nawet małym i średnim przedsiębiorcom. Etapy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z punktu widzenia wykonawcy prezentują się następująco.

• Wyszukanie przetargu
• Zapoznanie się z treścią dokumentacji zamówienia
• Przygotowanie i złożenie oferty
• Obrona oferty
• Podpisanie umowy i realizacja zamówienia

Wyszukanie przetargu

Postępowania przetargowe są co do zasady jawne. Nie oznacza to wcale, że można je łatwo odnaleźć w sieci. Wręcz przeciwnie – liczba witryn i platform z każdym rokiem rośnie, co jeszcze bardziej utrudnia efektywne planowanie pracy. Z myślą o kliencie biznesowym powstała baza oferent.com.pl. W jednym miejscu znaleźć można tysiące aktualnie prowadzonych postępowań, dzięki czemu łatwo namierzymy najbardziej atrakcyjne inwestycje. Korzystanie z narzędzia zaoszczędza czas oraz pozwala na zdobywanie praktycznie nieograniczonej liczby nowych zleceń.

Zapoznanie się z treścią dokumentacji zamówienia

Po odnalezieniu odpowiedniego postępowania, przychodzi czas na jego analizę. Pobraną z bazy dokumentację zamówienia należy dokładnie przeczytać, a w przypadku wątpliwości, skonsultować z zamawiającym. Może się bowiem okazać, że projekty techniczne czy inne zapisy dotyczące chociażby długości wymaganej gwarancji są nieosiągalne w danym momencie. Zamawiający może o tym nie wiedzieć. Komunikacja podjęta w odpowiednim momencie bardzo ułatwia późniejszą realizację.
 

Przygotowanie i złożenie oferty

W kolejnym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego niezbędne jest przygotowanie i złożenie oferty. Wykonawcy muszą z dużą dbałością podejść do wyceny oraz kompletowania niezbędnych załączników. Części z nich nie będą mogli później uzupełnić (np. często tak się dzieje z kartami technicznymi urządzeń, które mają potwierdzić zgodność przedmiotu propozycji z wymaganiami zamawiającego). Wysyłka oferty powinna odbyć się w terminie zgodnym ze specyfikacją warunków zamówienia.

Obrona oferty

Przekazanie oferty, nawet najkorzystniejszej, nie oznacza automatycznie, że wykonawca będzie mógł zrealizować zlecenie. Bardzo ważne jest terminowe odpowiadanie na wszelkie wezwania zamawiającego. A te mogą dotyczyć chociażby konieczności złożenia wyjaśnień rażąco niskiej ceny czy obowiązku złożenia podmiotowych środków dowodowych (np. kopii polisy OC, zaświadczenia z ZUS o niezaleganiu ze składkami czy referencji). Brak reakcji na wezwanie zamawiającego jest praktycznie równoznaczny z odrzuceniem propozycji.

Podpisanie umowy i realizacja zamówienia

Jeśli oferta okaże się najkorzystniejsza, a wykonawcy uda się ją obronić, może podpisać umowę i przystąpić do realizacji dzieła. Nagrodą za trud włożony w cały proces postępowania przetargowego jest nie tylko wypłacone na końcu wynagrodzenie, ale także:

• zdobycie cennej referencji,
• otworzenie się na nowe rynki,
• budowa wizerunku własnej marki w oczach lokalnych przedsiębiorców i mieszkańców.

1. Na podstawie załącznika nr 7 do rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych.
2. Biuletyn Informacyjny Urzędu Zamówień Publicznych nr 12/2023, str. 2.