Czy najwyższa cena może dać zwycięstwo w przetargu? Oczywiście!

Wśród mniej doświadczonych wykonawców utarło się myślenie, że przetargi wygrywają te podmioty, które oferują najniższe ceny. Zapytani o dowody na poparcie tej tezy, bezradnie rozkładają ręce. Bo choć oczywiście zdarza się, że dane zamówienie trafia w ręce wykonawcy proponującego najniższą kwotę, to wcale nie jest to regułą. Dlaczego? Żeby to wyjaśnić, należy odwołać się do wyjaśnień tego, jak odbywa się przetarg oraz jakie błędy popełniają firmy składające propozycje.

Jak odbywa się przetarg, czyli nie sama cena gra rolę

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego podmiot organizujący dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej. Chodzi tu o taką propozycję, która przedstawia najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu bądź ofertę z najniższą ceną lub najniższym kosztem.

Jak więc widzisz, ostateczne wydatki zamawiającego mogą przesądzać o kształcie listy rankingowej, ale też nie muszą. Może on bowiem ustanowić pozacenowe kryteria oceny ofert. Odnoszące się one do (1):

• jakości, w tym do parametrów technicznych, właściwości estetycznych i funkcjonalnych takich jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników,
• aspektów społecznych, w tym integracji zawodowej i społecznej osób,
• aspektów środowiskowych, w tym efektywności energetycznej przedmiotu zamówienia czy odporności na zmiany klimatyczne,
• aspektów innowacyjnych,
• organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą one mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia,
• serwisu posprzedażnego, pomocy technicznej, warunków dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

Pozacenowe kryteria oceny ofert – należy je dokładnie czytać

Jak złożyć ofertę w przetargu? Tak, aby była ona zgodna z przepisami, Specyfikacją Warunków Zamówienia i w możliwie najlepszy sposób odpowiadała na postawione kryteria oceny ofert. Zamawiający sam definiuje formuły, które w jego opinii pozwolą wykonać dany projekt lepiej, szybciej, efektywniej. Musi się jednak przy tym trzymać zasad logiki. Wybór kryteriów mało realnych bądź niepotrzebnie zawyżonych, może być poczytany jako próba ‘pomocy’ niesionej konkretnemu wykonawcy. Tego typu praktyki są później kontrolowane przez UZP, mogą także trafić do KIO. Przykładowo, jeśli zadanie polega na budowie domu modułowego, a zamawiający przyznaje dodatkowe punkty za udzieloną gwarancję na poziomie 100 lat, to należy to kryterium uznać za źle sformułowane. Nikt nie jest bowiem w stanie dać tak długiej gwarancji na przedmiot narażony na działanie warunków atmosferycznych.

Innym przykładem może być rzeczywiste zamówienie na opracowanie studium przedinwestycyjnego. W dokumentacji postanowiono, że kryterium oceny ofert będzie cena (25%) i ocena części technicznej (75%). Postępowanie przeszło kontrolę UZP, która stwierdziła kilka naruszeń. Przede wszystkim problemem okazało się stawianie wymagań odnoszących się do właściwości wykonawcy, a dokładnie jego doświadczenia i osiągnięć. Tego typu działania nie są uprawnione, gdyż zawężają konkurencję. Dodatkowo we wzorze służącym do oceny ofert zawarty był błąd logiczny (premiował propozycje z niższą gwarancją).

Przykładów tego typu błędnych praktyk jest bardzo wiele. Zawsze warto kilkukrotnie przeczytać kryteria oceny ofert, a w razie wątpliwości poprosić o wyjaśnienie treści zamawiającego. Przykładowe pozacenowe kryteria oceny ofert Katalog przykładowych pozacenowych kryteriów oceny ofert w przetargach elektrycznych, kolejowych czy medycznych wygląda następująco:

• długość okresu gwarancji producenta urządzeń,
• długość okresu gwarancji na wykonane prace budowlane lub świadczone usługi,
• czas reakcji serwisowej,
• wydajność urządzeń,
• parametry energetyczne urządzeń,
• udział personelu badawczego w realizacji zamówienia,
• skrócenie terminu wykonania.

Jak pozacenowe kryteria oceny ofert wpływają na listę rankingową?

O tym jak pozacenowe kryteria oceny ofert mogą namieszać w liście rankingowej przetargów elektrycznych, budowlanych czy na dostawy, najlepiej pokaże konkretny przykład. Zadanie polega na zakupie samochodu specjalistycznego. Zamawiający określił następujące kryteria oceny ofert:

• cena – najniższa cena otrzyma 60 punktów,
• gwarancja:
- 20 punktów za gwarancję 15 lat i więcej,
- 15 punktów za gwarancję 10-14 lat,
- 10 punktów za gwarancję 5-9 lat,
- 0 punktów za gwarancję poniżej 5 lat.

• termin dostawy:
- 20 punktów za dostawę w terminie 30 dni licząc od dnia podpisania umowy,
- 15 punktów za dostawę w terminie 45 dni licząc od dnia podpisania umowy,
- 10 punktów za dostawę w terminie 60 dni licząc od dnia podpisania umowy,
- 0 punktów za dostawę w terminie dłuższym niż 60 dni licząc od dnia podpisania umowy.

Tym samym maksymalną liczbę punktów mógłby dostać dostawca, który zaproponował najniższą cenę pojazdu z dostawą do 30 dni od dnia podpisania umowy oraz gwarancją na poziomie 15 lat. Takiej oferty w zamówieniu jednak nie było. Poniżej zamieszczono wykaz trzech nadesłanych propozycji:

• firma A – 824 923,00 złotych, gwarancja 6 lat i termin dostawy do 60 dni licząc od dnia podpisania umowy,
• firma B – 1 012 234,01 złotych, gwarancja 15 lat, termin dostawy do 30 dni licząc od dnia podpisania umowy,
• firma C – 945 000,34 złotych, gwarancja 10 lat, termin dostawy do 45 dni licząc od dnia podpisania umowy.

Jak to przełożyło się na punktację? Sam spójrz:

• firma A otrzymała 80 punktu,
• firma B otrzymała 88,9 punktu,
• firma C otrzymała 82,4 punktu.

Tym samym zamówienie publiczne zostało udzielone firmie z najwyższą ceną ofertową. Można powiedzieć, że ona najlepiej zrozumiała jak się odbywa przetarg i dostosowała swoją ofertę do wymagań zamawiającego.

Błędy w składanych ofertach, czyli zmora polskich firm Wykorzystanie pozacenowych kryteriów oceny ofert nie jest jedyną sytuacją, gdy przetargi elektryczne, budowlane czy na dostawy wygrywa wyższa cena. Firmy startujące w zamówieniach publicznych spotykają się z różnymi ograniczeniami: wiedzy, czasu czy zasobów. Z tego względu nie zawsze przykładają się do sporządzenia propozycji w sposób należyty. Jak pokazują dane zaprezentowane w Informatorze Urzędu Zamówień Publicznych dla zamówień powyżej wartości określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp z 2004 roku ale poniżej progów UE, w pierwszej połowie 2023 roku odrzucano 1,87 oferty (2). Biorąc pod uwagę, że przeciętna liczba ofert wysyłanych na postępowania wynosi raptem 2,29, to najlepiej obrazuje skalę problemów, z jakimi spotykają się wykonawcy.

Oczywiście powodów odrzuceń ofert jest bardzo wiele i nie zawsze wynikają one z błędów. Czasami wykonawca sam rezygnuje z dalszego udziału, nie przedłużając terminu związania. Innym razem nie wysyła podmiotowych środków dowodowych, bo w międzyczasie podpisał inną, bardziej rentowną umowę. Wnikliwa obserwacja rynku potwierdza jednak, że wielu przedsiębiorców wciąż nie wie, jak złożyć ofertę w przetargu, co przekłada się na ostateczny kształt list rankingowych. Klasycznymi błędami są:

• brak właściwych podpisów,
• brak wymaganych załączników do oferty,
• brak zabezpieczenia wadialnego,
• niezgodność zaproponowanych rozwiązań ze Specyfikacją Warunków Zamówienia,
• nieuprawnione zmiany dokonywane w formularzu ofertowym.

Jak te sytuacje potrafią wpłynąć na ostateczny wynik zamówienia publicznego? Spójrz na kolejnych przykład.

Najwyższa cena wcale nie musi oznaczać porażki!

Tym razem pod lupę bierzemy przetargi elektryczne, a konkretnie postępowanie na dostawę materiałów elektrycznych takich jak: korytka, łączniki, śruby, wysięgniki, opaski kablowe, żarówki LED, bezpieczniki płytkowe, wyłączniki nadprądowe, styki, gniazda, napędy przycisku sterowniczego, latarnie sygnałowe i dławiki kablowe. Każdy z ww. elementów został szczegółowo opisany parametrami w załączniku do Specyfikacji Warunków Zamówienia. Podmiot realizujący inwestycję wymagał wniesienia wadium w kwocie 2000 złotych. Niezbędnym elementem oferty był także formularz asortymentowo-cenowy.

W odpowiedzi na ogłoszenie spłynęło 5 ofert:

• Firma B zaproponowała 254 213,92 złotych brutto.
• Firma I zaproponowała 510 201,84 złotych brutto.
• Firma Z zaproponowała 310 918,78 złotych brutto.
• Firma O zaproponowała 199 291,99 złotych brutto.
• Firma N zaproponowała 396 564,92 złotych brutto.

W toku badania i oceny ofert zamawiający musiał odrzucić cztery oferty. Poniżej zaproponowano powody:

• Propozycja firmy B została odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 10 - zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu (wykonawca zastosował błędną stawkę VAT).
• Propozycja firmy Z została odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 5 - jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia (brak załącznika asortymentowo-cenowego).
• Propozycja firmy N została odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 2 – wykonawca nie złożył w przewidzianym terminie podmiotowego środka dowodowego, potwierdzającego brak podstaw wykluczenia.
• Propozycja firmy O została odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 8 - zawiera rażąco niską cenę.

Ostatecznie umowa została podpisana z firmą I, która złożyła najwyższą ofertę.

Przetargi to coraz chętniej wykorzystywane źródło nowych zleceń dla firm

Koniunktura gospodarcza Polski stopniowo się poprawia. Wartość barometru BARIRG wynosi obecnie -5,2 pkt (3). Jest zatem wyższa o 5,7 punktu niż w II kwartale 2023 roku. Wiele firm przebrnęło trudny okres zawieszenia inwestycji dzięki rynkowi zamówień publicznych. Mikro i mali przedsiębiorcy dowiedzieli się, jak się odbywa przetarg, złożyli swoje pierwsze oferty, a w kolejnym kroku podpisali kontrakty i przystąpili do realizacji. Mimo budzenia się popytu klientów biznesowych i indywidualnych, dalej czynnie uczestniczą w wysyłce propozycji na realizację zamówień publicznych. Doskonale zdają sobie sprawę, że ten model ofertowania pozwala:

• Konkurować z największymi graczami rynku.
• Podejmować działalność w nowych lokalizacjach.
• Zwiększyć rozpoznawalność marki.
• Uzyskać ponadprzeciętne dochody.
• Zapewnić stabilność przychodów.

Skąd brać ogłoszenia jednostek publicznych i sektorowych? Najlepiej robić to poprzez wyspecjalizowaną bazę przetargów. Dostęp do niej jest darmowy dla nowych użytkowników. Oprócz wygodnej wyszukiwarki, do dyspozycji udostępniona jest także lista zleceń, inwestycji planowanych czy wyników.

---

1. Art. 242 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Informator Urzędu Zamówień Publicznych nr 2/2022, str. 54.
3. Dane IRG SGH