Jedną ze składowych procesu oceny oferty w przetargu jest weryfikacja środków dowodowych. Zamawiający może wymagać wielu różnych dokumentów, poświadczeń i załączników, które mają zagwarantować prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia. Jednym z najczęściej pojawiających się jest wykaz robót/dostaw/usług. Zawiera on spis podobnych do przedmiotu zamówienia dostaw, usług lub robót budowlanych, które wykonawca zrealizował w ostatnim czasie. Czy złożenie tego wykazu jest wystarczające do potwierdzenia warunku doświadczenia i zdobycia zlecenia dla firmy?
Wykaz realizacji, a progi unijne Zgodnie z zapisami nowej Ustawy Pzp, w przypadku zamówienia przekraczającego progi unijne, zamawiający badając doświadczenie wykonawcy ma obowiązek oprócz wykazu żądać także dokumentu poświadczającego prawidłowe wykonanie wskazanych projektów. Rolą wykazu wypełnianego przez wykonawcę jest określenie cech charakterystycznych prac dotychczas wykonywanych. Chodzi o te realizacje, które mogą udowodnić spełnienie warunku doświadczenia wymaganego w treści ogłoszenia o zamówieniu. Z kolei dodatkowe dokumenty winne być podpisane przez podmiot trzeci, który oświadcza, że wskazane w wykazie pozycje faktycznie zostały wykonane należycie. W przypadku przetargów o wartości poniżej progów unijnych zamawiający nie ma obowiązku żądania żadnych dodatkowych dokumentów ponad wykaz dostaw, usług czy robót budowlanych. Praktyka gospodarcza wskazuje jednak, że zazwyczaj i tak o nie prosi. Dokumenty potwierdzające należyte wykonanie zamówienia Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy nie określa szczegółowo, jakie dokumenty mogą potwierdzać należyte wykonanie zamówienia. Zazwyczaj jednak tę funkcję pełnią referencje. Celem ich składania nie jest jednak wykazanie spełniania warunku udziału w postępowaniu, lecz jedynie potwierdzenie należytego wykonania usługi, dostawy lub roboty budowlanej przedstawionej w wykazie. Jest to o tyle ważne, że zamawiające nie ma podstawy do żądania, aby w referencjach zawarto wszystkie elementy wyszczególnione w Specyfikacji Warunków Zamówienia. To właśnie wykaz winien zawierać szczegółowe informacje wymagane w treści warunku udziału w postępowaniu, zaś referencje uzupełniają go o element potwierdzenia należytego wykonania zamówienia. Co powinna zatem zawierać referencja? Warto zdać sobie sprawę, że w świetle prawa nie obowiązuje żaden określony wzór referencji. Nie ma też listy elementów, które taki dokument powinien zawierać. Praktyka gospodarcza podpowiada jednak, że im więcej danych dotyczących danego projektu zawrzemy w takiej referencji, tym większa szansa na uznanie jej treści przez zamawiającego. Każda referencja, która ma pomóc w zdobyciu zlecenia dla firmy, powinna zawierać:
- dane identyfikujące podmiot, na rzecz którego zostało wykonane dane zamówienia,
- dane wykonawcy zamówienia,
- tytuł i przedmiot zamówienia,
- datę wykonania,
- informację o należytym wykonaniu zamówienia
- podpis
Szczególnie silny nacisk warto położyć na dwa podpunkty. Chodzi mianowicie o opis przedmiotu zamówienia oraz informację o należytym wykonaniu. Jak wskazano wcześniej, o ile w przetargach nie jest wymagane szczegółowe wykazanie zgodności każdego elementu zamówienia z wymaganiami SIWZ, o tyle w zamówieniach nie objętych Pzp, może zachodzić taka konieczność. Warto więc zadbać, aby referencja zawierała jak najwięcej informacji szczegółowych, identyfikujących dany projekt. Jeśli więc wykonawca ma wpływ na kształt referencji, oprócz ilości, mocy czy wartości cechujących dany projekt, warto dołożyć także takie szczegóły jak lokalizację, termin wykonania, kubaturę obiektu czy inne, które mogą potencjalnie stanowić kryterium doświadczenia zawodowego. Bardzo ważne jest także wykazanie, że zamówienie zostało „należycie wykonane”. Wielu zamawiających wymaga dokładnego użycia tego sformułowania, choć zgodnie z orzeczeniami KIO, za dopuszczalny uznaje się każdy sposób wykazania prawidłowości, poprawności, zgodności, kompletności zrealizowanego zamówienia. Samo pojęcie należytego wykonania nie zostało określone w żadnym akcie normatywnym. Należy więc przyjąć, że zlecenie należycie wykonane to takie, które odpowiada wszelkim wymogom zawartym w umowie. Podpisywanie i termin wystawienia referencji Referencja nie jest oświadczeniem woli, a jedynie potwierdzeniem jakości współpracy. Z tej uwagi może je podpisać dowolna osoba, która posiada wiedzę na temat danego projektu. Co ważne nie ma znaczenia, jaka data widnieje na dokumencie. Referencje mogą być nawet wystawione po dniu składania ofert, o ile potwierdzają, że powołane w wykazie świadczenia zostały zrealizowane przed upływem tego terminu. Warto dbać o to, aby referencje były regularnie wystawiane po zrealizowaniu danej usługi, dostawy czy roboty budowlanej. Nigdy nie wiadomo, jakie wymagania postawi zamawiający w kolejnym przetargu. Podmioty regularnie poszukujące dodatkowych zleceń dla firmy potwierdzają, że co postępowanie, to często inne kryteria dokumentowania doświadczenia. Szczegóły są każdorazowo zawarte w Specyfikacji Warunków Zamówienia, dołączonej do ogłoszenia przetargowego. Te można otrzymywać na skrzynkę mailową dzięki usłudze serwisu oferent.com.pl. Na liście postępowań znaleźć można wszystkie aktualne zamówienia publiczne, wraz z pełną dokumentacją, terminem składania, danymi adresowymi zamawiającego oraz adresem publikacji ogłoszenia. Platforma oferuje możliwość darmowego przetestowania rozwiązania.
