Zamówienia publiczne to kluczowy element funkcjonowania administracji publicznej oraz przedsiębiorstw sektorowych. Proces prowadzenia przetargu jest ściśle regulowany przez szereg dokumentów wykonawczych. Ich przestrzeganie jest niezbędne dla prawidłowego podpisania i rozliczenia kontraktu.
W artykule przedstawimy listę kluczowych etapów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Podzielimy ją na dwie perspektywy – zamawiającego oraz wykonawcy.
Etapy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z punktu widzenia zamawiającego
Zamawiający to jednostka, która organizuje przetarg. Może być nim dowolny podmiot publiczny, sektorowy, a nawet przedsiębiorstwo (jeśli jest zobligowane do przestrzegania przepisów ustawy Pzp). Zamawiający posiada potrzeby związane z realizacją określonych celów publicznych, a zamówienie jest narzędziem, dzięki któremu może pozyskać produkty, usługi lub roboty budowlane od zewnętrznych wykonawców. Procedura udzielenia zamówienia publicznego obejmuje określone etapy.
Przygotowanie postępowania > Ogłoszenie przetargu > Nabór i ocena ofert > Zawarcie umowy > Wykonanie zamówienia
Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
Pierwszym etapem działań zamawiającego jest przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. To w tym miejscu podmiot:
- określa swoje potrzeby, zakres projektu oraz zaangażowane strony,
- bada rynek, np. w zakresie dostępności produktów lub usług,
- szacuje budżet, sprawdza wykonalność (techniczną i ekonomiczną), ocenia alternatywne warianty dojścia do założonych celów,
- tworzy harmonogram realizacji przedsięwzięcia,
- sporządza projekty techniczne lub opis przedmiotu zamówienia,
- wybiera procedurę zamówienia publicznego,
- przygotowuje dokumentację przetargową oraz określa kryteria i warunki udzielenia kontraktu.
Ogłoszenie przetargu
Po sporządzeniu kompletnej dokumentacji, zamawiający jest gotowy do ogłoszenia przetargu publicznego. Ta czynność to nic innego, jak formalne powiadomienie wszystkich interesariuszy o danym zamierzeniu. Informacja musi zostać przekazana w odpowiedni sposób, aby zapewnić konkurencyjność i uczciwość w procedurze wyboru dostawcy, usługodawcy lub wykonawcy robót budowlanych. Zazwyczaj dokonuje się tego poprzez zamieszczenie danych na własnej stronie internetowej, w wybranej platformie zakupowej (obecnie wszystkie zamówienia publiczne są zelektronizowane) oraz w Bazie Zamówień Publicznych lub Suplemencie do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.
Nabór i ocena ofert
Kolejnym etapem prac zamawiającego jest obsługa procedury przetargowej. Zanim potencjalni wykonawcy złożą swoje oferty zawierające propozycje cenowe, informacje dotyczące jakości oferowanych produktów oraz dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu, może się wydarzyć wiele nieoczekiwanych okoliczności. Każdy zainteresowany ma prawo wysłać wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia, który będzie wymagał odpowiedzi. Istnieje możliwość, że pod ich wpływem niezbędne będzie dokonanie zmian w dokumentacji przetargowej. Co jakiś czas zdarzają się także problemy z działaniem platform zakupowych, które również wymagają odpowiedniej koordynacji ze strony zamawiającego.
Gdy upłynął termin składania ofert, komisja przetargowa dokonuje oceny nadesłanych propozycji. Obejmuje ona analizę spełnienia warunków formalnych i porównanie ofert pod kątem zgodności z kryteriami określonymi w dokumentacji przetargowej. Wybierane są warunki najkorzystniejsze z punktu widzenia zamawiającego, biorąc pod uwagę zarówno cenę, jak i pozostałe kryteria (gwarancje, czas realizacji i inne).
Zawarcie umowy
Wreszcie po wielu miesiącach przygotowań następuje ten moment – podpisanie kontraktu z wybranym wykonawcą. Ogłoszenie o wyborze jest publikowane na stronie prowadzonego postępowania, a pozostali oferenci są informowani o wyniku w sposób określony w specyfikacji warunków zamówienia.
Wykonanie zamówienia
Ostatni etap postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z punktu widzenia zamawiającego obejmuje realizację zlecenia zgodnie z postanowieniami umowy. Wykonawca dostarcza zamówione produkty lub świadczy usługi, a zamawiający dokonuje odbioru. W trakcie prowadzonych działań mogą wystąpić różne zmiany czy wyzwania, które wymagają podjęcia określonych czynności, np. aneksowania umowy, wysłania ponaglenia do wykonawcy czy wystąpienia o dodatkowe zgody administracyjne. Ten krok wieńczy podpisanie protokołu odbioru, zapłata wynagrodzenia oraz sporządzenie ogłoszenia o wykonaniu zamówienia(1).
Etapy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z punktu widzenia wykonawcy
Wykonawca przetargu to dowolny podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który podpisuje umowę na realizację zamówienia publicznego. W przeciwieństwie do zamawiającego nie musi on posiadać specjalistycznej wiedzy na temat dziesiątek aktów wykonawczych. Jak pokazują dane, ponad 85% wszystkich postępowań upublicznionych w BZP w 2023 roku prowadzonych było w trybie podstawowym bez negocjacji(2). Oznacza to, że przetargi są zazwyczaj powtarzalne, a złożenie oferty nie powinno nastręczać zbyt wiele problemów nawet małym i średnim przedsiębiorcom. Etapy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z punktu widzenia wykonawcy prezentują się następująco.
Wyszukanie przetargu > Zapoznanie się z treścią dokumentacji zamówienia > Przygotowanie i złożenie oferty > Obrona oferty > Podpisanie umowy i realizacja zamówienia
Wyszukanie przetargu
Postępowania przetargowe są co do zasady jawne. Nie oznacza to wcale, że można je łatwo odnaleźć w sieci. Wręcz przeciwnie – liczba witryn i platform z każdym rokiem rośnie, co jeszcze bardziej utrudnia efektywne planowanie pracy. Z myślą o kliencie biznesowym powstała baza oferent.com.pl. W jednym miejscu znaleźć można tysiące aktualnie prowadzonych postępowań, dzięki czemu łatwo namierzymy najbardziej atrakcyjne inwestycje. Korzystanie z narzędzia zaoszczędza czas oraz pozwala na zdobywanie praktycznie nieograniczonej liczby nowych zleceń.
Zapoznanie się z treścią dokumentacji zamówienia
Po odnalezieniu odpowiedniego postępowania, przychodzi czas na jego analizę. Pobraną z bazy dokumentację zamówienia należy dokładnie przeczytać, a w przypadku wątpliwości, skonsultować z zamawiającym. Może się bowiem okazać, że projekty techniczne czy inne zapisy dotyczące chociażby długości wymaganej gwarancji są nieosiągalne w danym momencie. Zamawiający może o tym nie wiedzieć. Komunikacja podjęta w odpowiednim momencie bardzo ułatwia późniejszą realizację.
Przygotowanie i złożenie oferty
W kolejnym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego niezbędne jest przygotowanie i złożenie oferty. Wykonawcy muszą z dużą dbałością podejść do wyceny oraz kompletowania niezbędnych załączników. Części z nich nie będą mogli później uzupełnić (np. często tak się dzieje z kartami technicznymi urządzeń, które mają potwierdzić zgodność przedmiotu propozycji z wymaganiami zamawiającego). Wysyłka oferty powinna odbyć się w terminie zgodnym ze specyfikacją warunków zamówienia.
Obrona oferty
Przekazanie oferty, nawet najkorzystniejszej, nie oznacza automatycznie, że wykonawca będzie mógł zrealizować zlecenie. Bardzo ważne jest terminowe odpowiadanie na wszelkie wezwania zamawiającego. A te mogą dotyczyć chociażby konieczności złożenia wyjaśnień rażąco niskiej ceny czy obowiązku złożenia podmiotowych środków dowodowych (np. kopii polisy OC, zaświadczenia z ZUS o niezaleganiu ze składkami czy referencji). Brak reakcji na wezwanie zamawiającego jest praktycznie równoznaczny z odrzuceniem propozycji.
Podpisanie umowy i realizacja zamówienia
Jeśli oferta okaże się najkorzystniejsza, a wykonawcy uda się ją obronić, może podpisać umowę i przystąpić do realizacji dzieła. Nagrodą za trud włożony w cały proces postępowania przetargowego jest nie tylko wypłacone na końcu wynagrodzenie, ale także:
- zdobycie cennej referencji,
- otworzenie się na nowe rynki,
- budowa wizerunku własnej marki w oczach lokalnych przedsiębiorców i mieszkańców.
- Na podstawie załącznika nr 7 do rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych.
- Biuletyn Informacyjny Urzędu Zamówień Publicznych nr 12/2023, str. 2.
