Przygotowanie dokumentacji przetargowej zajmuje wielokrotnie bardzo dużo czasu. Dokładne zapoznanie się z wymaganiami stawianymi przez zamawiającego, analiza przedmiotu zamówienia, zdobycie odpowiednich załączników i wreszcie uzupełnienie formularza ofertowego, to praca na kilka dni. Nie zawsze jednak wykonanie tak dużego nakładu działań jest wymagane już na etapie składania ofert. W Ustawie Prawo zamówień publicznych przewidziano tak zwaną procedurę odwróconą. Co to jest i dlaczego jej stosowanie ułatwia aktywności zarówno zamawiających, jak i wykonawców?
Czym jest procedura odwrócona w przetargach? Na gruncie nowej ustawy Pzp kwestie procedury odwróconej zostały szczegółowo opisano w art. 139. Zgodnie z jego zapisami „Zamawiający może najpierw dokonać badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu, o ile taka możliwość została przewidziana w SWZ lub w ogłoszeniu o zamówieniu”. Oznacza to możliwość uproszczenia etapu badania ofert dla zamawiającego, który szczegółowo pod uwagę weźmie w pierwszej kolejności tylko tę propozycję, która uzyskała najwięcej punktów zgodnie z kryteriami oceny. Procedura zasadnicza, a odwrócona Niezależnie czy zamawiający stosuje w swoim przetargu procedurę zasadniczą czy odwróconą, najpierw dokonuje weryfikacji oferty od strony formalnej. W tym etapie bierze pod uwagę między innymi terminowość wpłynięcia propozycji, prawidłowość zabezpieczenia poprzez wniesienie wadium, poprawność złożenia podpisów. Różnice w stosowaniu obu procedur ujawniają się w kolejnym kroku. Przy zasadniczej procedurze oceny ofert zamawiający przechodzi do analizy podmiotowej warstwy propozycji. W jej ramach ustala czy wykonawca nie podlega wykluczeniu, a także czy spełnia postawione w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia przesłanki udziału w postępowaniu. Następnie dokonuje oceny zaistnienia przesłanek odrzucenia oferty, a dopiero później bierze pod uwagę oferty niepodlegające odrzuceniu i przyznaje im odpowiednią punktację. W procedurze odwróconej kolejność prowadzonych działań jest inna. Po sprawdzeniu wszystkich ofert pod kątem zaistnienia wobec nich przesłanek odrzucenia, zamawiający dokonuje kwalifikacji propozycji pod kątem kryteriów oceny ofert. Na podstawie ustalonej listy rankingowej zamawiający wzywa do uzupełnienia oferty wyłącznie wykonawcę, którego cena została oceniona jako najkorzystniejsza. Inni wykonawcy nie są na tym etapie proszeni o udowodnienie prawidłowości złożonej oferty. Jeśli wybrane przedsiębiorstwo złoży odpowiednie środki dowodowe i udowodni, że nie podlega wykluczeniu z postępowania przetargowego, jego oferta zostaje wybrana jako najkorzystniejsza. W ten sposób ma możliwość podpisania umowy i uzyskania dodatkowego zlecenia dla firmy. Bardzo często zdarza się sytuacja, w której oceniona najwyżej oferta nie zostaje ostatecznie wybrana do realizacji przetargu. Dzieje się tak chociażby wtedy, gdy podmiot poszukujący zlecenia dla firmy nie przeczytał dokładnie warunków zamówienia i nie jest w stanie udowodnić odpowiedniego doświadczenia. Inną popularną przesłanką odrzucenia propozycji jest także złożenie niezgodnych z przedmiotem zamówienia środków dowodowych takich jak karty katalogowe, rozwiązania techniczne czy gwarancje. W tej sytuacji zamawiający musi ponownie dokonać oceny ofert (ustalenie rankingu) aby zbadać kolejnego wykonawcę. Zalety stosowania procedury odwróconej w przetargach Najważniejszą zaletą procedury odwróconej jest bez wątpienia oszczędność czasu i zasobów ludzkich po stronie zamawiających. Dokonywanie oceny tylko jednej, a nie kilku lub kilkudziesięciu ofert, to także możliwość przyspieszenia wyboru wykonawcy. To wpływa na większą elastyczność w konstrukcji harmonogramu realizacji przetargu. Wykorzystanie procedury odwróconej to także dobra informacja dla wykonawcy poszukującego dodatkowego zlecenia dla firmy. W ramach środków dowodowych, jakie należy często przygotować w celu uzyskania zamówienia są między innymi:
- referencje,
- oświadczenia,
- karty katalogowe i dokumentacje techniczne oferowanych w przetargu urządzeń i materiałów,
- wykaz personelu ze specjalistycznymi uprawnieniami,
- JEDZ
Skompletowanie takiej dokumentacji wymaga czasu, a często jest niemożliwe przed terminem złożenia oferty. Opóźnienia mogą wynikać z przesłanek obiektywnych, na które wykonawca nie ma wpływu (np. osoba odpowiedzialna za podpisywanie oświadczeń woli u partnera biznesowego jest na urlopie i nie może parafować referencji). W tej sytuacji procedura odwrócona nie tylko pozwala wziąć udział w większej liczbie przetargów (poprzez ograniczenie czasu na kompletowanie dokumentacji), ale także daje szanse na zdobycie właściwych środków dowodowych, których z różnych przyczyn wykonawca nie był w stanie zdobyć przed terminem złożenia oferty. Gdzie szukać informacji o wybranej procedurze? Informacja o zastosowanej w przetargu procedurze została zawarta w SWZ lub ogłoszeniu o zamówieniu. Te dokumenty są każdorazowo dołączane do dokumentacji przetargowej dostępnej w bazie przetargowej oferent.com.pl. Serwis na bieżąco informuje swoich klientów o nowych szansach na zdobycie zlecenia dla firmy, udostępnia wygodne filtry, dane historyczne o wynikach przetargów oraz przedstawia potencjalnych podwykonawców, z którymi firma może wejść w owocne dla obu stron relacje biznesowe. Baza oferuje darmowy okres próbny z pełną funkcjonalnością.
