Kalkulację kosztów oferty przetargowej najlepiej przeprowadzić już na etapie składania dokumentacji. Wnikliwa analiza opisu przedmiotu zamówienia daje nam pewność poprawności oszacowania wydatków, a jednocześnie przygotowuje na ewentualne wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Sporządzenie kosztorysu nie jest jednak zadaniem łatwym, a wykonawcy bardzo często popełniają podstawowe błędy, które w dłuższej perspektywie skutkują kłopotami realizacyjnymi. W tym artykule podpowiadamy, jak unikać nieścisłości w szacowaniu wartości przetargu i zamówienia publicznego do 30 tyś. euro.
ZUS przetargi – zbyt ogólna kalkulacja
Zbyt ogólna kalkulacja może doprowadzić do pominięcia ważnych elementów kosztowych. Opieranie się tylko na kluczowych czynnikach już nie raz skończyło się niedoszacowaniem. Tego typu praktyka nie jest także wystarczająca w przypadku uzasadnienia rażąco niskiej ceny. Brak rozbicia ostatecznej wartości ofertowej na mniejsze segmenty uniemożliwia zamawiającemu przeanalizowanie realności założeń. Jest to szczególnie zauważalne w przypadku usług, gdzie przeważają wynagrodzenia personelu. Jeśli potraktujemy je w sposób zagregowany, a nasza cena okaże się niższa niż oferty konkurencji, bardzo prawdopodobne, że zamawiający naszą propozycję odrzuci. W wyjaśnieniach musimy wyraźnie uzasadnić, skąd weźmiemy specjalistów realizujących przedsięwzięcie poniżej kosztów rynkowych.
ZUS przetargi – niepotrzebne wdawanie się w szczegóły
Bardzo ważne jest szczegółowe przygotowanie kosztorysu. Nie chodzi jednak o nadmierną drobiazgowość. Wiadomo, że przy realizacji roboty budowlanej czy dostawy będą do wykonania prace administracyjne. Do ich realizacji wykorzystamy długopisy, kartki papieru czy pieczątki. Uwzględnianie każdego, nawet najmniejszego wydatku mija się jednak z celem i może prowadzić do pomyłek. Działania o szczątkowej wartości dla całego zamówienia należy traktować w sposób zagregowany. Dotyczy to zarówno momentu szacowania oferty, jak i wyjaśniania rażąco niskiej ceny. Doskonale tę kwestię podsumowuje stanowisko KIO - sygn. akt 1833/14 „nie ma obowiązku w ramach uczynienia zadość wezwaniu do wyjaśnienia elementów kalkulacyjnych oferty dokładnej, „co do grosza” kalkulacji ceny. Konieczne jest zaprezentowanie istotnych z perspektywy jej kalkulacji, elementów ceny”.
ZUS przetargi – nie pracuj na szablonach!
Wykonawcy oferujący jedno rozwiązanie mogą z powodzeniem dokonywać kalkulacji kosztów na gotowych modelach. Zazwyczaj jednak oferta musi zostać dostosowana do konkretnych wymagań zamawiającego. Różnice mogą dotyczyć zastosowanych technologii, oferowanych gwarancji czy rodzaju materiałów. W takiej sytuacji estymację należy każdorazowo dostosować do konkretnych parametrów zamówienia.
ZUS przetargi – uwaga na inflację!
Ważnym czynnikiem ryzyka zamówień publicznych jest inflacja. Startując do zadań z sekcji ZUS przetargi lub innej, należy wziąć pod uwagę rosnące ceny pracy, podzespołów i transportu. Zawierając umowę na dłuższy okres, możemy spotkać się z galopującą inflacją, która doprowadzi do spadku rentowności zadania. W specyficznych okolicznościach może nawet dojść do sytuacji, że wykonawca będzie ponosił straty przy realizacji przedsięwzięcia! Swoistym rozwiązaniem pozostaje w tej sytuacji wystąpienie o zmianę wynagrodzenia lub rozwiązanie umowy. Dużo lepszym pomysłem jest jednak bieżące śledzenie sygnałów rynkowych i uwzględnienie ryzyka inflacji w ofercie cenowej.
Zamówienia publiczne do 30 tyś. euro – pamiętaj o usługach dodatkowych!
Przetarg lub zamówienie publiczne do 30 tyś. euro to bardzo często nie tylko koszt wykonania przedmiotu umowy, ale także dodatkowe czynności. W przypadku realizacji robót budowlanych takimi elementami mogą być na przykład darmowe przeglądy techniczne, testy czy szkolenia użytkowników. Jeśli wykonawca zaoferował okres gwarancji, może się okazać, że wydatki związanie z umową będą ponoszone jeszcze na długo po podpisaniu protokołu odbioru. Pomijanie ich w kosztorysach jest błędem, który zdarza się wyjątkowo często.
Zamówienia publiczne do 30 tyś. euro – koszty własne pracodawcy też mają znaczenie!
Za wykonane dzieło należy zapłacić. Własny pracownik to nie tylko skarb, ale także koszt. Robocizna niejednokrotnie stanowi istotny element wartości zadania. Podobnie wyglądają wydatki związane z użyciem maszyn i urządzeń. Nawet jeśli te znajdują się już w ewidencji środków trwałych firmy, najzwyczajniej w świecie się starzeją i zużywają. Dodatkowo należy je ubezpieczyć, zaopatrzyć w źródło energii czy poddać przeglądowi technicznemu. To wszystko koszty, których nie należy bagatelizować przy tworzeniu kosztorysu ofertowego.
Przetargi wyszukiwarka – są też inne ryzyka!
Pisaliśmy już o inflacji, ale to nie jedyne ryzyko realizacji zamówienia. Choroby mogą skorygować nasze plany dotyczące zatrudnienia personelu, wysoki popyt wpłynie na długość i koszty dostaw, a negatywne warunki atmosferyczne spowodują konieczność opóźnienia realizacji i konieczność zapłaty dodatkowej kwoty za magazynowanie sprzętu. Szacując ofertę, należy uwzględnić w wyliczeniach rezerwę adekwatną do ponoszonego ryzyka.
Przetargi wyszukiwarka – gdzie szukać zamówień?
Odpowiednio przygotowani do sporządzenia kosztorysu, możemy zająć się poszukiwaniem zleceń. Można to robić ręcznie, przeglądając stronę po stronie. Jest to jednak zadanie długotrwałe i obarczone ryzykiem pominięcia istotnego postępowania. Dużo skuteczniejszym pomysłem jest wykorzystanie narzędzia informatycznego z sekcji przetargi wyszukiwarka. Przykładem może być serwis oferent.com.pl, gdzie zgromadzono wszystkie ogłoszenia dostępne w danym momencie na rynku. Znajdziemy tam przetargi, zamówienia publiczne do 30 tyś. euro, inwestycje, zlecenia, a nawet licytacje komornicze. Platforma oferuje darmowy okres próbny, dzięki czemu możemy wypróbować jej użyteczności bez ponoszenia ryzyka.
