Podpisanie umowy na przetargi budowlane to jeden z celów uczestnictwa firmy w rynku zamówień publicznych. Nie należy go jednak traktować jako produktu finalnego. Wręcz przeciwnie, to na etapie realizacji najbardziej potrzebna jest dokładność, systematyczność i znajomość praktyki branżowej. Współpraca z podmiotem publicznym oraz inspektorem nadzoru bardzo często bywa przyjemna i bezproblemowa, ale w przypadku licznych zaniechań może prowadzić do strat finansowych. W tym artykule opowiemy o sześciu błędach popełnianych przez małe i średnie przedsiębiorstwa na etapie realizacji zleceń budowlanych z rynku zamówień publicznych.
Umowa na przetargi budowlane – dokładne czytanie treści kontraktu
Dokładne czytanie treści umowy na przetargi budowlane powinno następować w momencie odnalezienia postępowania w intuicyjnej wyszukiwarce przetargów.
Zamawiający ma obowiązek załączyć jej wzór jeszcze przed etapem składania ofert. Dzięki temu wykonawca ma możliwość zapoznać się z każdym punktem kontraktu, a w przypadku wątpliwości, poprosić o jego wyjaśnienia. Tak to wygląda w teorii. Jak pokazuje jednak praktyka, działania podejmowane przez oferentów są zazwyczaj niewystarczające. Analizując dokumenty, zwracają uwagę na kluczowe kwestie:
- Termin zapłaty faktury.
- Możliwość rozliczenia częściowego.
- Długość gwarancji.
- Definicję i zakres wezwania serwisowego.
- Termin realizacji i możliwości jego zmiany.
Tymczasem już podczas realizacji zleceń budowlanych z rynku zamówień publicznych na wadze zyskują inne kwestie. Ich pominięcie lub zlekceważenie może w ostatecznym rozrachunku doprowadzić do opóźnienia w zapłacie lub naliczenia kar umownych. O czym konkretnie mowa?
- Formalności administracyjne (zgłoszenie robót, pozyskanie zgody RDOŚ, uzgodnienia z rzeczoznawcą do spraw przeciwpożarowych, wnioski do zakładów energetycznych itd.).
- Zakres zadania (pominięcie małych elementów instalacji).
- Terminy oddawania kolejnych etapów.
- Brak ubezpieczenia OC w wymaganym terminie.
- Zatrudnienie robotników fizycznych na umowie o pracę.
- Wykorzystanie podczas realizacji pojazdów spełniających wymagania ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych (w przypadku obsługi większych gmin).
Wachlarz możliwości można wydłużać w nieskończoność.
Umowa na przetargi budowlane – harmonogram prac
W większości zleceń budowlanych z rynku zamówień publicznych pierwszym krokiem na etapie realizacji umowy jest uzgodnienie harmonogramu prac. Sprawa wydaje się banalna – wystarczy tak zaprojektować kolejne etapy działań, żeby zmieścić się w terminie wykonania całości projektu. Niestety w praktyce często nie wygląda to tak różowo. Zamówienia polegające na wykonaniu prac budowlanych w jednym obiekcie nie wymagają skomplikowanych działań planistycznych. Jeśli jednak przedmiotem jest modernizacja, przebudowa, dostawa lub budowa w kilku lokalizacjach, kluczowe będzie pogodzenie indywidualnych interesów wszystkich zainteresowanych stron. Spójrzmy na konkretny przykład.
Przykład 1
Firma specjalizująca się w montażu kotłów na biomasę najpierw odnalazła w intuicyjnej wyszukiwarce przetargów postępowanie realizowane w 128 domach mieszkalnych na terenie pewnej gminy, a następnie je wygrała. Żeby dopełnić wymagań umowy na przetargi budowlane, musiała sporządzić harmonogram prac. W tym wypadku interesariuszem jest nie sam Urząd Gminy, ale 128 mieszkańców, u których będzie trzeba wykonać montaż.
Już ustalenie harmonogramu działań może być bardzo trudne, szczególnie jeśli termin wykonania całości nie jest odległy. Największe problemy zaczynają się jednak na etapie prac budowlanych. Przy tak dużym zakresie nie ma możliwości, że wszystko pójdzie zgodnie z założeniami. Choroby, urlopy, zapominanie, inne kwestie losowe – to wszystko może zdarzyć się beneficjentom zamówienia, ale nie powinno przytrafić się wykonawcy. Ten powinien być przygotowany na praktycznie każdą okoliczność.
Umowa na przetargi budowlane - komunikacja
George Bernard Shaw powiedział kiedyś, że „największym problemem w komunikacji jest iluzja, że do niej doszło”. Każdemu z nas przytrafiają się sytuacje, gdy mamy wrażenie, że dogadaliśmy się z drugą stroną, że wszystko zostało uzgodnione, a w praktyce tak nie jest. Im bardziej skomplikowana umowa na przetargi budowlane, tym zakres ewentualnych niedomówień może być większy i bardziej kosztowny. Kluczowe jest tu dbanie o podstawowe zasady komunikacji biznesowej, czyli:
- Potwierdzenie wszystkiego na piśmie.
- Ustalanie działań z osobami decyzyjnymi.
Niestety dogadywanie ‘na gębę’ to bardzo często najszybsza droga do problemów w realizacji zleceń budowlanych z rynku zamówień publicznych. Szczególnie jeśli podczas realizacji dochodzą podmioty trzecie (mieszkańcy, dyrektorzy szkół, zarządcy oczyszczalni ścieków), których słowo w kontekście podpisanego porozumienia znaczy stosunkowo niewiele.
Umowa na przetargi budowlane – zmiany w projekcie
Umowy na przetargi budowlane mogą być realizowane w dwóch głównych formułach:
- wybuduj,
- zaprojektuj i wybuduj.
W pierwszym modelu działania, wykonawca prowadzi roboty budowlane zgodnie z dostarczonymi dokumentami: projektem budowlanym i wykonawczym, szczegółową specyfikacją techniczną wykonania i odbioru robót budowlanych czy pozwoleniem na budowę. Jeśli podczas wykonywania prac występuje konieczność dokonania zmian, powinny być one każdorazowo uzgodnione z projektantem i inspektorem nadzoru. To tu niestety pojawiają się kolejne zaniechania wykonawców, którzy uznają, że np. przesunięcie klimatyzatora lub zastosowanie innego przekroju kabla będzie bardziej opłacalne dla inwestora. A skoro jest bardziej opłacalne, to nie wymaga dalszego konsultowania. To prowadzi do nieporozumień, opóźnień, a czasami do zrywania już gotowych elementów infrastruktury i zastępowania ich właściwymi. Podobny ciąg zdarzeń może wystąpić w zadaniach realizowanych w formule zaprojektuj u wybuduj. Tu jest jednak stosunkowo prościej, bo wykonawca jest jednocześnie projektantem.
Umowa na przetargi budowlane – terminy
Nie od dziś wiadomo, że terminów zapisanych w umowie na przetargi budowlane należy przestrzegać. Jak pokazuje jednak życie, wykonawcy lubią korzystać z przesłanek pozwalających im na aneksowanie zgłoszenia gotowości do odbiorów robót. Powodów takiego podejścia może być kilka. Zazwyczaj dotyczą one:
- Pozyskania większej ilości zleceń budowlanych z rynku zamówień publicznych niż wynoszą aktualne moce przerobowe firmy.
- Sytuacji, gdy istnieje możliwość zakupu tańszych materiałów z dłuższymi terminami dostaw.
- Urlopów kluczowych pracowników.
Czy przekładanie terminów wykonania jest zawsze możliwe? Nie. Nowi wykonawcy przyzwyczajeni do rozbudowanych zapisów projektów umów zamieszczonych w intuicyjnej wyszukiwarce przetargów (zezwalających na aneks w przypadku wystąpienia niesprzyjających warunków atmosferycznych, opóźnień spowodowanych przedłużającymi się procedurami administracyjnymi czy trudności w nabyciu materiałów i urządzeń) zapominają, że zamawiający na pełne prawo ograniczyć kwestie zmian umowy do przyczyn określonych w art. 455 ust. 1 pkt 3, 4 i ust. 2 ustawy Pzp. A te nie tak łatwo spełnić i uzasadnić. Narzędzie zmiany terminu umowy powinno być wykorzystywane tylko w specyficznych okolicznościach, gdy wszystkie inne drogi realizacji umowy na przetargi budowlane zostały wyczerpane.
Umowa na przetargi budowlane – dokumentacja powykonawcza
W momencie składania zawiadomienia o gotowości inwestycji do przeprowadzenia końcowego odbioru, wykonawca jest zobligowany do dostarczenia zamawiającemu dokumentacji powykonawczej (chyba że umowa na zlecenia budowlane z rynku zamówień publicznych stanowi inaczej). O tym, co powinno się w niej znaleźć, informuje treść podpisanego kontraktu. Niestety zazwyczaj jest on sformułowany bardzo ogólnie. Jednocześnie każdy inspektor nadzoru ma swoje własne przyzwyczajenia i oczekiwania. Im szybciej wykonawca je rozpozna, poprosi o szczegółową specyfikację lub wzór do naśladowania, tym prędzej dokumentacja zostanie zaakceptowana. Niejednokrotnie zdarzają się sytuacje, gdy wykonanie prac budowlanych zostało zaakceptowane bez uwag, zaś dokumentacja powykonawcza zostaje kilkukrotnie cofnięta do poprawy (brak certyfikatów, atesty w języku obcym, błędnie załączone karty katalogowe, niezgodność z dokumentacją techniczną). Jaki jest efekt tych działań? Opóźnienie w dostarczeniu faktury, a tym samym w zapłacie wynagrodzenia.
Intuicyjna wyszukiwarka przetargów – podsumowanie
W niniejszym artykule opisano sześć podstawowych przewinień i niedopatrzeń nowych podmiotów na rynku zamówień publicznych. Dotyczą one etapu realizacji umowy na przetargi budowlane. Wystąpienie każdego może prowadzić do naliczenia kar umownych lub opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia. Zachowanie płynności finansowej to kluczowa kwestia dla rozwoju spółki, dlatego zaleca się dokładne czytanie warunków kontraktu i stosowanie się do nich. Bezcenne jest także doświadczenie, które pozwala szybko reagować na nieprzewidywalne zmiany w harmonogramie czy przygotować dokumentację powykonawczą z należytą starannością i pod indywidualne wytyczne inwestora.
