Tryb z wolnej ręki

Wejście w życie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych wprowadziło nową taksonomię w zakresie trybów prowadzenia postępowań. Silny nacisk położono na rozróżnienie procedur zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne od narzędzi stosowanych dla udzielania zamówień o wartości poniżej progów unijnych. Jednym z rozwiązań, które może być użyte zarówno dla realizacji o wartości poniżej, jak i powyżej progów unijnych, jest tryb z wolnej ręki. Kiedy możemy z niego skorzystać? Jak wygląda proces wyboru oferenta? Czy konieczne jest zachowanie zasad elektronizacji zamówień publicznych? Czy można go wykorzystać do postępowań z sekcji przetargi ochrona? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym artykule.

Aktualne przetargi publiczne na zamówienie z wolnej ręki – co to takiego?

Tryb z wolnej ręki jest specyficznym rozwiązaniem na rynku zamówień publicznych. Nie przewiduje on zastosowania obowiązkowych elementów tradycyjnie dołączonych pod każdy przetarg budowlany: Specyfikacji Warunków Zamówienia, rzutów architektonicznych, projektów budowlanych i innych. Co za tym idzie, w tym modelu współpracy nie składa się klasycznej oferty. Warunki porozumienia są wypracowywane w trakcie negocjacji prowadzonych między zamawiającym a wybranym wykonawcą. Przedmiotem rozmów są obszary wskazane w zaproszeniu do negocjacji. Tryb z wolnej ręki z uwagi na swoją konstrukcję należy zaliczyć do rozwiązań niekonkurencyjnych. Z tego powodu bardzo ważne jest spełnienie ścisłej interpretacji przesłanek jego zastosowania.

Tryb z wolnej ręki – przetargi ochrona, przetarg budowlany i wiele innych!

Prawidłowe posługiwanie się trybem z wolnej ręki bywa kłopotliwe dla zamawiających. Z tego też powodu bardzo ważne jest dokładne zapoznanie się z sytuacjami, gdy można faktycznie go wykorzystać. Ustawodawca przyporządkowuje to rozwiązanie do następujących zamówień:

• klasycznych, o wartości równej lub przekraczającej progi unijne,
• klasycznych, o wartości poniżej progów unijnych,
• sektorowych,
• w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

Możliwości jest zatem sporo, co zamawiający chętnie wykorzystują. Udział zamówień z wolnej ręki w ogólnej liczbie ogłoszeń dostępnych na bazach przetargów wynosi około 9%. Ta wartość utrzymuje się na zbliżonym poziomie od kilku lat. Przykładem tego typu zadania może być aktualizacja systemu informatycznego czy wykonywanie usług z zakresu gospodarki leśnej.

Aktualne przetargi publiczne - Kiedy można posłużyć się trybem z wolnej ręki?

Wszystkie przesłanki stosowania trybu z wolnej ręki zostały zapisane w art. 214 ust. 1 pkt. 1 do 14 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z ujętymi tam wytycznymi, zamawiający może udzielić zamówienia w omawianym modelu, gdy zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:

• przetarg budowlany, usługi lub dostawy mogą być wykonywane tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn:
- technicznych o obiektywnym charakterze,
- związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów ‒ gdy nie istnieje racjonalny wariant alternatywny lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest następstwem celowego zawężenia parametrów postępowania.
• przetarg budowlany, usługi lub dostawy mogą być wykonywane tylko przez jednego wykonawcę, w przypadku udzielenia zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej,
• przedmiotem postępowania na dostawy są przedmioty wytwarzane wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych, naukowych lub rozwojowych, które jednocześnie nie są fundamentem produkcji masowej służącej osiągnięciu rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, oraz które mogą być produkowane wyłącznie przez jednego wykonawcę,
• przeprowadzono konkurs, o którym mowa w art. 326 pkt 2 (nagrodą jest zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki),
• w sytuacji specjalnej, niewynikającej z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on wcześniej przewidzieć, gdy wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a inne tryby przetargów wymagają zachowania dłuższych terminów,
• gdy aktualne przetargi publiczne prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego nie zostały zakończone powodzeniem, tj. nie wybrano żadnej oferty lub nie wpłynął żaden skuteczny wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu – pod warunkiem, że powodem nieskuteczności była niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5,
• w przypadku udzielenia, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy na przetarg budowlany lub usługi, zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych czynności, jeżeli taka sytuacja była przewidziana w dokumentacji zamówienia podstawowego.

Oprócz wymienionych wyżej przesłanek znaleźć można też mniej popularne rozwiązania. Ich udział w liczbie publikowanych postępowań z wolnej ręki jest jednak na tyle nieznaczny, że zainteresowanych odsyłamy do dokumentacji źródłowej.

Przetargi ochrona – jak wygląda procedura?

Zamawiający, który zdecyduje się na stosowanie trybu z wolnej ręki, musi przestrzegać określonej procedury postępowania. Składają się na nią:

• oszacowanie wartości zamówienia,
• uzasadnienie zastosowania wybranego trybu,
• przesłanie wykonawcy zaproszenia do negocjacji włącznie z projektem umowy,
• określenie, czy wymagane będzie złożenie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia,
• przyjęcie i ocena niezbędnych środków dowodowych,
• zawarcie umowy dla zamówienia z sekcji przetargi ochrona lub innego.

Dla zamówień poniżej progów unijnych niezbędne jest także zamieszczenie informacji o zamiarze zawarcia umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych. Co ważne korzystanie z trybu z wolnej ręki wymaga użycia reguł elektronizacji zamówień publicznych. Wszelka korespondencja między wykonawcą a zamawiającym powinna być zatem prowadzona w oparciu o art. 61 ust.1 ustawy Pzp.

Aktualne przetargi publiczne – czy warto stosować tryb z wolnej ręki?

Przede wszystkim warto zdać sobie sprawę, że czasami nie ma innego wyjścia. Przetarg budowlany na specyficzny obiekt może wymagać zastosowania technologii, którą dysponuje wyłącznie jeden wykonawca. W tej sytuacji tryb z wolnej ręki będzie ostatnią deską ratunku. Zaletą tego rozwiązania jest przede wszystkim uproszczenie procedur, skrócenie terminu wyboru oferenta i możliwość negocjacji warunków umownych. Z tego powodu większość zamówień kończy się satysfakcjonującym obie strony porozumieniem. Czy są jakieś ryzyka trybu z wolnej ręki? Tak, dotyczy to dwóch sytuacji:

• wątpliwego uzasadnienia zastosowania tej procedury,
• braku odpowiedzi ze strony wykonawcy na zaproszenie do udziału w postępowaniu.