Rynek zamówień publicznych jest przestrzenią, którą każdego dnia odwiedzają tysiące zamawiających i jeszcze więcej wykonawców. Trudno się temu dziwić, gdyż wartość rozstrzygniętych postępowań z zastosowaniem przepisów ustawy Pzp odpowiada za ponad 7% produktu krajowego brutto Polski. Jeśli doliczyć do tego zadania wyłączone z obowiązku stosowania ustawy, to łączna wartość rynku przekroczy 290 miliardów złotych. Liczba zyskownych przetargów publicznych to ponad 125 tysięcy rocznie. Każdy chętny znajdzie więc niejeden kontrakt, który pozwoli mu podreperować firmowy budżet. Z myślą o nowych, jak i początkujących przedsiębiorcach szukających ciekawych zleceń budowlanych, usługowych i na dostawy, przygotowaliśmy alfabet zamówień publicznych. Zawieramy w nim zarówno ustawowe definicje, jak i praktyczne komentarze dotyczące kluczowych kwestii regulujących proces przygotowania i składania ofert na zyskowne przetargi publiczne.
Pierwszym hasłem naszego alfabetu jest aukcja elektroniczna. Jest to specjalne narzędzie, które może być wykorzystywane przez zamawiających, prowadzących elektroniczne przetargi budowlane w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Żeby skorzystać z instrumentu, należy wcześniej przewidzieć taką możliwość w ogłoszeniu o zamówieniu i SWZ. Sam proces wyboru oferty z użyciem aukcji elektronicznej przebiega następująco:
Celem użycia aukcji elektronicznych jest uzyskanie niższych cen lub nowych wartości w zakresie kryteriów oceny ofert. Jak pokazuje praktyka gospodarcza, elektroniczne przetargi budowlane stosunkowo rzadko przewidują możliwość prowadzenia aukcji.
Nasza rada
Warto dokładnie czytać Specyfikację Warunków Zamówienia. Jeśli przewidziano w niej aukcję elektroniczną, możemy się spodziewać wydłużonego procesu oceny ofert. Sama wycena czy liczba składanych dokumentów nie będzie się różnić od innych zyskownych przetargów publicznych.
Biuletyn Zamówień Publicznych to miejsce, w którym dodawane są ogłoszenia o zamówieniach publicznych w formie elektronicznej. Do używania tego narzędzia są zobligowani zamawiający, jeśli wartość danego zlecenia na roboty budowlane w Polsce jest niższa od progu unijnego. Dodatkowo obowiązek ogłoszenia powstaje w przypadku zawarcia umowy przetargowej albo umowy ramowej. Biuletyn Zamówień Publicznych jest zatem przestrzenią wykorzystywaną przez zamawiających, ale ma ona także zalety dla wykonawców. To z niej mogą bezpłatnie dowiedzieć się o zyskownych przetargach publicznych prowadzonych w Polsce. Czy BZP może być skutecznie wykorzystywany do planowania wysyłki ofert? Niestety nie do końca. Dlaczego?
Nasza rada
Biuletyn Zamówień Publicznych to niezbędne narzędzie, zapewniające transparentność prowadzonych postępowań. W praktyce jest jednak zbyt uproszczone i niepełne, aby mogło wystarczyć wykonawcom do skutecznego pozyskiwania zleceń na roboty budowlane w Polsce. Dużo lepszym pomysłem jest zakup dostępu do bazy, o której szerzej piszemy w rozdziale Alfabet przetargi publiczne BIP – lista przetargów.
Zgodnie z artykułem 7 ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych, przez cenę należy rozumieć kwotę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 178), nawet jeżeli jest płacona na rzecz osoby niebędącej przedsiębiorcą. Inaczej mówiąc, cena to podstawowy element formularza ofertowego, który określa wynagrodzenie należne wykonawcy. Jeszcze do niedawna było to podstawowe i jedyne kryterium oceny napływających propozycji. Kolejne aktualizacje podstaw prawnych rynku zamówień publicznych, zwiększyły rolę jakościowych kryteriów oceny. W kontekście ceny bardzo ważne jest jej jednoznaczne określenie. Jeśli zamawiający wymaga dodatkowego jej wyliczenia, na przykład poprzez sporządzenie kosztorysu lub specjalnego załącznika asortymentowo-cenowego, należy go dołączyć do oferty. Pominięcie tego kroku zazwyczaj skutkuje odrzuceniem oferty i utratą szansy na zyskowne przetargi publiczne.
Nasza rada
Dokładnie przeliczaj wszystkie koszty i trzymaj się swojej marży. Branie większej ilości zamówień za mniejsze kwoty, zazwyczaj kończy się problemami. Rynek zamówień publicznych jest tak duży, liczba elektronicznych przetargów budowlanych tak gigantyczna, że prędzej czy później uda się pozyskać rentowne kontrakty.
Dialog konkurencyjny to jeden ze sposobów wyboru wykonawcy zlecenia na roboty budowlane w Polsce. Jest on wykorzystywany, gdy:
W tym modelu działania, zamawiający przygotowuje ogłoszenie o zamówieniu oraz wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Odpowiedzieć mogą na nie wszyscy wykonawcy, a jeśli spełnią oczekiwania drugiej strony, zostają zaproszeni do dialogu. Zamawiający może ograniczyć liczbę wybranych firm, o ile liczba ta jest wystarczająca, aby zapewnić konkurencję i nie jest mniejsza niż 3. Żeby skutecznie skorzystać z tej przesłanki, w opisie potrzeb i wymagań należy szczegółowo opisać kryteria selekcji. Sam dialog prowadzony jest do momentu, gdy zamawiający realizujący kompleksowe ogłoszenia przetargowe, jest w stanie określić rozwiązanie najbardziej spełniające jego potrzeby. O zamknięciu dialogu konkurencyjnego informuje się wszystkich pozostałych wykonawców.
Po zakończeniu procesu rozmów zamawiający sporządza tradycyjną Specyfikację Warunków Zamówienia (więcej o niej piszemy w rozdziale Alfabet przetargi BIP – Specyfikacja Warunków Zamówienia). Do składania ofert zaproszeni są ci wykonawcy, którzy uczestniczyli w dialogu. W toku badania i oceny ofert podmiot prowadzący postępowanie może żądać od wykonawców uszczegółowienia, wyjaśnienia i ulepszenia treści propozycji. Dodatkowo, jeszcze przed wyborem oferty najkorzystniejszej w ramach elektronicznych przetargów budowlanych, dopuszczane są negocjacje z wykonawcą, którego oferta została najwyżej oceniona. Nie mogą one jednak skutkować zmianami istotnych elementów oferty lub zmianami potrzeb i wymagań określonych w ogłoszeniu o zamówieniu lub w opisie potrzeb i wymagań.
Nasza rada
Dialog konkurencyjny jest wykorzystywany głównie dla skomplikowanych, złożonych zleceń na roboty budowlane w Polsce. Nowa firma na rynku raczej nie powinna spodziewać się postępowań tego typu, chyba że specjalizuje się w wysoko innowacyjnych działaniach.
Elektronizacja zamówień publicznych w Polsce dokonała się w 2021 roku. Od wtedy zarówno zyskowne przetargi publiczne o wartości przekraczającej progi unijne, jak i zamówienia krajowe, są prowadzone w pełni cyfrowo. Nie ma już zatem możliwości osobistego składania ofert. Obecnie cały proces został przeniesiony do internetu. Można go podzielić na następujące etapy:
Do najważniejszych zalet elektronicznych przetargów budowlanych należą:
Jedną z najważniejszych zasad nowego systemu obsługi zyskownych przetargów publicznych, jest konieczność użycia właściwego podpisu. Szerzej o tej kwestii piszemy w innej części naszego alfabetu – pod literką P.
Nasza rada
Mimo początkowych wątpliwości, elektroniczne przetargi budowlane są prawdziwym zbawieniem dla wykonawców. Postępowania są obecnie transparentne, zapewniają równość wykonawców, dają też szansę wysyłki propozycji na ostatnią chwilę.
Faktury są dokumentami, które potwierdzają dokonanie transakcji handlowej pomiędzy dwoma podmiotami. W przypadku zamówień publicznych, faktury stanowią ważny element procedur związanych z rozliczeniem projektu. Składając ofertę na zyskowne przetargi publiczne należy dokładnie zbadać projekt umowy załączony do postępowania (więcej na ten temat piszemy w rozdziale Alfabet przetargi BIP – umowa o zamówienie publiczne). To tam zapisane są wytyczne dotyczące terminów i zasad wypłaty wynagrodzenia, których nie można później negocjować. Jeśli zatem zależy nam na szybkiej zapłacie, a zamawiający przewiduje rozliczenie po podpisaniu protokołu końcowego odbioru robót budowlanych, warto rozważyć złożenie oferty na inne kompleksowe ogłoszenia przetargowe. Zdarzają się także sytuacje, gdy termin zapłaty wynagrodzenia jest uzależniony od kryteriów wyboru ofert (np. więcej punktów przyznaje się za wydłużenie zapłaty faktury do 90 dni). Najbardziej pożądane z punktu widzenia wykonawcy są:
Faktury w zamówieniach publicznych muszą zawierać szczegółowe informacje dotyczące dostawy towarów lub wykonania usługi, w tym m.in. ilość i rodzaj dostarczonych towarów, termin i miejsce dostawy, cenę jednostkową i ogólną oraz kwotę podatku. Dokumenty rozliczeniowe muszą być również zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi rachunków i faktur, a także z postanowieniami umowy zawartej pomiędzy zamawiającym a wykonawcą.
Nasza rada
Faktura to druga po płatności najbardziej pożądana rzecz w zamówieniach publicznych. Żeby nie wpędzić firmy w problemy, należy dokładnie badać kwestie wynagrodzenia w załączonym do kompleksowego ogłoszenia przetargowego wzorze umowy.
Zgodnie z zapisami kodeksu cywilnego wadium stanowi zabezpieczenie, wnoszone w formie zapłaty określonej sumy pieniężnej lub zabezpieczenia jej zapłaty, przed uchylaniem się przez wykonawcę od zawarcia umowy, które powinno być ustanowione przed przystąpieniem do przetargu, pod rygorem niedopuszczenia do udziału w nim. Zamawiający może żądać wniesienia wadium, ale jednocześnie nie musi tego robić. Jest to wyłącznie jego decyzja. Wysokość zabezpieczenia nie może być dowolna. W przypadku kompleksowych ogłoszeń przetargowych o wartości krajowej, nie może być ono większe niż 1,5% wartości zamówienia. Z kolei dla postępowań unijnych limit wynosi 3%. Spróbujmy zaprezentować to na konkretnym przykładzie. Wartość zlecenia budowlanego oszacowano na pięć milionów złotych. Znajduje się ono zatem w widełkach zamówień krajowych. Zamawiający może w tej sytuacji żądać wadium w maksymalnej kwocie 75 tysięcy złotych (1,5% x 5 000 000). Podmiot prowadzący postępowanie nie ma też możliwości ograniczenia katalogu form, w jakich wykonawcy wnoszą swoje zabezpieczenia. Ustawa Prawo zamówień publicznych dopuszcza w tym wypadku następujące opcje:
Aby zapewnić sobie szansę na zdobycie ciekawego zlecenia budowlanego, wadium należy wnieść przed terminem składania ofert i utrzymać je nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą. W przypadku nie wniesienia zabezpieczenia lub zrobienia tego w sposób nieprawidłowy, zamawiający odrzuci ofertę wykonawcy.
Warto też pamiętać o kluczowych informacjach na temat zwrotu i zatrzymania wadium. To pierwsze następuje automatycznie, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia zaistnienia jednej z następujących sytuacji:
Wadium podlega zwrotowi także na wniosek wykonawcy szukającego ciekawych zleceń budowlanych. Kiedy można go złożyć?
Zwrot wadium w postaci gwarancji lub poręczenia następuje poprzez złożenie oświadczenia gwarantowi lub poręczycielowi o zwolnieniu wadium. Do zatrzymania wadium wnoszonego na zyskowne przetargi publiczne dochodzi tylko w sytuacji umyślnego zawinienia wykonawcy. Chodzi tu o takie sytuacje jak:
Wadium nie może być zatrzymane, jeśli Wykonawca został zobligowany do uzupełnienia dokumentów, które wymagają udziału osób trzecich, ale ostatecznie nie był w stanie ich dostarczyć w terminie z powodu przyczyn niezależnych od niego.
Nasza rada
Wadium to nie tylko koszt dla firmy. To też dodatkowa szansa na ciekawe zlecenia budowlane. Nasze obserwacje podpowiadają, że im wyższa kwota wymaganego zabezpieczenia, tym i liczba składanych ofert mniejsza. Jeśli nie stać nas na inwestowanie środków w wadium, można skorzystać z gwarancji czy poręczenia, lub poszukać elektronicznych przetargów budowlanych nie wymagających spełnienia tej formalności.
Informacja publiczna to każda informacja, która została udostępniona przez jakiekolwiek podmiot publiczny lub osobę fizyczną działającą w ramach swojej działalności publicznej. Może ona obejmować dane publikowane przez rządy, instytucje państwowe, jednostki samorządu terytorialnego, a także przez różne organizacje i stowarzyszenia działające na rzecz interesu publicznego. Informacje publiczne mogą być udostępniane za pośrednictwem różnych kanałów, takich jak strony internetowe, media, dokumenty urzędowe. W kontekście elektronicznych przetargów budowlanych informacją publiczną są wszelkie czynności podejmowane przez zamawiającego i wykonawców. O dostęp do nich może poprosić dowolna osoba (zazwyczaj są to mieszkańcy danej gminy lub konkurencja). Na wniosek prowadzący postępowanie udostępnia między innymi:
Celem udostępnienia informacji publicznej jest zapewnienie przejrzystości i odpowiedzialności działania podmiotów publicznych oraz umożliwienie obywatelom uzyskania dostępu do ważnych informacji dotyczących ich życia codziennego.
Nasza rada
Dostęp do informacji publicznej może być sposobem na zyskanie ciekawych zleceń budowlanych. Zdarza się, że oferta konkurencji ma błędy, których nie zauważył podmiot oceniający propozycję. Jeśli zwrócimy mu na to uwagę, będzie on zobligowany do powtórzenia czynności wyboru wykonawcy. Polecamy zawsze po skończonym elektronicznym przetargu budowlanym wysłać wniosek o udostępnienie wszelkich dokumentów zamówienia i dokładnie prześledzić proces pod kątem ewentualnych uchybień.
Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ) to dokument, który służy do zamawiania towarów lub usług w ramach unii celnej UE. JEDZ został stworzony w celu ułatwienia i usprawnienia procesu zamawiania oraz zwiększenia przejrzystości i ujednolicenia warunków zamówień w całej wspólnocie europejskiej. Dokument składa się z kilku części, w których zawarte są informacje dotyczące:
Procedura aplikowania na ciekawe zlecenia budowlane z wykorzystaniem Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia przebiega następująco:
Nasza rada
Wiemy, że JEDZ niepokoi nowych wykonawców. Niepotrzebnie. To standardowy dokument, zatem jego uzupełnianie jest powtarzalne. Co więcej, jeśli firma nie ma wątpliwej historii na rynku i spełnia warunki podmiotowe, można tego dokonać dosłownie w 3 minuty.
Krajowa Izba Odwoławcza (KIO) to organ administracyjny, który rozpatruje odwołania od decyzji zamawiających oraz od decyzji Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych (UZP) w sprawach dotyczących zyskownych przetargów publicznych. KIO działa w ramach UZP i jest wyznaczona do rozstrzygania spraw dotyczących niezgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz innych przepisów regulujących kompleksowe ogłoszenia przetargowe. W zakresie obowiązków instytucji leży między innymi rozstrzyganie sporów dotyczących:
Składając wniosek o rozpatrzenie przez KIO warto pamiętać o kosztach. Należą do nich:
Pierwsza pozycja, jest zarazem kluczową opłatą w sprawie. Jej wysokość uzależniona jest od rodzaju oraz wartości zamówienia publicznego. Postępowania na zyskowne przetargi publiczne o wartości powyżej progów unijnych wymagają zapłaty 15 000 złotych (dla dostaw i usług) oraz 20 000 złotych (dla robót budowlanych). W przypadku procedur krajowych wynoszą one analogicznie 7 500 złotych i 10 000 złotych. Opłata za wpis od odwołania musi być uiszczona razem z aplikacją. Ważne jest, aby wpływ nastąpił w wyznaczonym terminie, gdyż w przeciwnym razie nasze odwołanie zostanie odrzucone bez możliwości dochodzenie swoich praw przed Krajową Izbą Odwoławczą (KIO). W przypadku wygrania sprawy (uwzględnienia wszystkich zarzutów), koszty wpisu przechodzą na zamawiającego. Jeśli z kolei KIO uzna tylko część zarzutów, wydatki związane z wnioskiem będą rozdzielane proporcjonalnie.
Wynagrodzenie kancelarii prawnej jest ustalane indywidualnie. W przypadku wygranej, można uzyskać zwrot kosztów od drugiej strony do wysokości 3 600 złotych. W tym celu należy przedstawić dokument potwierdzający poniesienie tych kosztów, np. fakturę wystawioną przez kancelarię. Z kolei gdy sprawa zostanie przegrana lub zamawiający uwzględni odwołanie przed rozprawą, nie przysługuje zwrot kosztów.
Dodatkowymi kosztami związanymi z wniesieniem odwołania są opłaty skarbowe za pełnomocnictwa (17 złotych) oraz koszty wynagrodzenia pełnomocnika, które poniósł wygrywający (do 3 600 zł). Warto mieć to wszystko na uwadze przy podejmowaniu decyzji o wnoszeniu wniosku do KIO w sprawie zyskownego przetargu publicznego. Ewentualne błędne lub wadliwa interpretacja przepisów prawa, może naszą firmę sporo kosztować. Z drugiej strony, jeśli mamy pewność swoich racji, przedłożenie wniosku i dowodów może uratować wielomilionowy kontrakt na ciekawe zlecenia budowlane (a przy okazji utrzeć nosa konkurencji).
Nasza rada
Traktuj możliwość wniesienia odwołania jako ostateczność. Proces zabiera czas i pieniądze, dlatego oferta, której dotyczą uwagi, musi być naprawdę rentowna. Jeśli jednak jest to zamówienie kluczowe dla firmy, warto skonsultować się z zaufaną kancelarią prawną i działać.
Rynek zamówień publicznych w Polsce jest różnorodny i duży. Ponad 125 tysięcy postępowań krajowych i drugie tyle projektów poniżej kwoty 130 tysięcy złotych, gdzieś musi być publikowanych. I co najgorsze dla wykonawców – nie jest to jedno miejsce. Co do zasady kompleksowe ogłoszenia przetargowe winny pojawiać się na stronie internetowej zamawiającego. Biorąc pod uwagę, że tych mamy w Polsce tak naprawdę nieograniczoną ilość (samych zamawiających publicznych jest ponad 34 tysiące), nie ma możliwości bieżącego śledzenia tych wszystkich witryn. Spróbujmy sobie to wyobrazić na konkretnym przykładzie. Niewielkie przedsiębiorstwo specjalizujące się w prowadzenia remontów szuka ciekawych zleceń budowlanych z okolic Blachowni. Zakłada, że interesują ją wyłącznie projekty podmiotów z terenu województwa śląskiego. Każdego dnia, oddelegowany pracownik odwiedza więc 167 stron internetowych gmin, 17 stron powiatów, 1 649 stron przedszkoli i kolejne tysiące witryn szkół, nadleśnictw, szpitali czy zakładów gospodarki komunalnej. Zakładając nawet, że sporządził wykaz wszystkich interesujących go adresów internetowych i odwiedzenie ich zajmuje mu kilkanaście sekund, na wykonanie tych czynności potrzebuje kilku dni. A przecież postepowanie może pojawić się w dowolnym momencie! Nie uwzględniono też podmiotów subsydiowanych, czyli firm, fundacji czy stowarzyszeń. Szansa na pominięcie zyskownego przetargu publicznego jest więc olbrzymia.
zukanie kompleksowych ogłoszeń przetargowych na własną rękę jest nieopłacalne i obarczone ryzykami. Na szczęście jest alternatywa, z której korzysta każdy podmiot podejmujący działania na rynku zamówień publicznych. Baza przetargowa oferent.com.pl zawiera kompletną, posegregowaną, na bieżąco aktualizowaną listę zamówień publicznych. Wystarczy użyć wygodne filtry, przeczytać gotowe karty projektów, by w ciągu kilku minut wybrać ciekawe zlecenia budowlane. To najskuteczniejsza metoda analizowania rynku.
Nasza rada
Nie ma firm, które szukają ciekawych zleceń budowlanych z rynku zamówień publicznych na własną rękę. Czas to pieniądz, dlatego przy niewielkim koszcie za dostęp do intuicyjnej wyszukiwarki przetargów, należy dokonać rejestracji jak najszybciej.
W wyniku przeprowadzenia kompleksowych ogłoszeń przetargowych, w 2020 roku na terenie Unii Europejskiej zrealizowano projekty o wartości odpowiadającej 19% PKB Wspólnoty. Mówimy to o kwocie ponad 2,3 biliona euro! Właśnie na tyle wyceniana jest obecnie współpraca między jednostkami publicznymi a prywatnymi na rynku zamówień publicznych UE. Dysproporcje między tymi wynikami a rzeczywistością Polską są widoczne gołym okiem. Zgodnie ze sprawozdaniem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w 2021 roku udział zyskownych przetargów publicznych w PKB wyniósł nieco ponad 7%. Z czego wynikają rozbieżności? Jak wskazują specjaliści, jest to głównie efektem niedoskonałości strony popytowej, czyli inaczej mówiąc, wykonawców.
Liczba ciekawych zleceń budowlanych, usługowych czy dostaw realizowanych przez jednostki publiczne jest duża, a mogłaby być jeszcze większa. Urzędy gmin, szkoły czy zarządy usług komunalnych wstrzymują wiele inwestycji, albo dokonują ich własnym sumptem, bo na rynku brak wykonawców. Liczba unieważnionych kompleksowych ogłoszeń przetargowych jest wciąż dużo wyższa niż ta w Unii Europejskiej, a na kolejne wpływa mało ofert (które często przekraczają dostępny budżet). Problemem jest niechęć małych i średnich firm do wejścia na rynek zamówień publicznych. Wystarczy spojrzeć na statystyki. Według danych GUS aż 99,8% przedsiębiorstw należy do sektora MSP. Jednocześnie tylko 48% wartości podpisanych kontraktów przetargowych to umowy z tego typu firmami. Pozostałą część stanowią projekty realizowane przez duże firmy.
Tę tendencję dostrzegają osoby decyzyjne i od lat wdrażają praktyki ułatwiające obecność niewielkim firmom w obsłudze podmiotów publicznych i subsydiowanych. W ostatni raporcie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców pn. „Jak zamówienia publiczne mogą wesprzeć rozwój sektora MŚP” wskazano na szereg instrumentów, których stosowanie ma w dłuższej perspektywie zadziałać stymulująco. Należą do nich:
W odpowiedzi na te żądania powstała Polityka Zakupowa Polski, która dodatkowo nakłada wysoki priorytet dla prowadzenia szkoleń dla firm z sektora MSP, ujednolicenie formularzy ofertowych i procedur składania propozycji na różnych platformach zakupowych oraz wprowadzenia obowiązkowych waloryzacji w umowach.
Nasza rada
Rynek zamówień publicznych jest przyjazny dla firm z sektora MSP. Dzięki pełnej elektronizacji procesu wyboru oferenta, zostaje zachowana zasada uczciwej konkurencji. Coraz więcej kompleksowych ogłoszeń przetargowych jest dzielonych na części, nie wymaga zapłaty wadium, pozwala na zastosowanie różnorodnych technologii. Dzięki temu wejście na rynek jest proste i szybko można podpisać kilka pierwszych kontraktów. Jeśli naszemu przedsiębiorstwu brakuje ciekawych zleceń budowlanych, nie ma na co czekać.
Wybór najkorzystniejszej oferty na zyskowne przetargi publicznej odbywa się zgodnie z dwoma przepisami zawartymi w ustawie Pzp. Mowa tu konkretnie o art. 239, który stanowi, że:
Inaczej mówiąc, podmiot dokonujący klasyfikacji ofert bierze pod uwagę wszystkie kryteria oceny zawarte w SWZ lub dokumencie równoważnym. W jednym z kolejnych artykułów ustawodawca precyzuje, co może wchodzić w skład kryteriów jakościowych:
Biorąc to wszystko pod uwagę, do najczęściej wykorzystywanych kryteriów pozacenowych ujętych w kompleksowych ogłoszeniach przetargowych zaliczamy:
Nasza rada
Cena rzadko jest jedynym kryterium oceny ofert. Bardzo ważne jest dokładne zbadanie wszystkich elementów, jakie zamawiający będzie brał pod uwagę przy tworzeniu listy rankingowej. W ten sposób zwiększamy swoją szansę na ostateczny sukces.
Składając propozycję na zlecenia na roboty budowlane w Polsce należy pamiętać, że po upływie terminu wyznaczonego do składania ofert nie ma możliwości dokonywania zmian w treści złożonej propozycji. Od tej reguły ustawa Pzp przewiduje dwa wyjątki:
O jakich omyłkach mowa?
Oczywista omyłka pisarska to niezamierzona niedokładność nasuwająca się każdemu, bez przeprowadzania dodatkowych badań. Chodzi to między innymi o błędy literowe, opuszczenie wyrazu czy użycie synonimu wymaganego słowa.
W zakresie oczywistych omyłek rachunkowych mieszczą się wszystkie uchybienia, związane z przeprowadzeniem wadliwej operacji rachunkowej. Przykładem tego typu omyłki występującej w zyskownych przetargach publicznych jest błędne zsumowanie poszczególnych cen dla konkretnych etapów inwestycji pod warunkiem, że łączna podana cena jest prawidłowa. Inną możliwością jest także brak prawidłowego zaokrąglenia kwoty wartości podatku od towarów i usług.
Najpojemniejszą, a jednocześnie najrzadziej wykorzystywaną instytucją są inne omyłki. Zgodnie z doktryną KIO mowa tu o omyłkach, które mogą pojawić się w trakcie sporządzania kosztorysu ofertowego. Umożliwienie poprawy błahych uchybień, niewpływających na ostateczny rezultat, usprawnia procedury udzielania zamówień publicznych, zmniejsza liczbę odrzuconych ofert i unieważnienia postępowań. Przykładem może być tu poprawienie nieznacznej ilości pozycji przedmiarowych, jeśli różnica w cenie ofert wykonawców po poprawieniu omyłki w stosunku do ceny oferty sprzed dokonania tej czynności kształtuje się na nieznacznym poziomie (np. 1%).
Nasza rada
Zamówienia publiczne są sformalizowane, ale to nie oznacza, że popełnienie błędu od razu wyklucza naszą ofertę. Dzięki instytucji omyłek wykonawcy mają pewność, że literówka czy nieznaczny błąd szacunkowy nie wpłyną na ocenę propozycji.
Nie ulega wątpliwości, że rynek zamówień publicznych jest przestrzenią sformalizowaną. Każda czynność podejmowana przez wykonawcę, powinna być opatrzona podpisem. W szczególności dotyczy to całego procesu poprzedzającego zawarcie kontraktu.
W związku z pełną elektronizacją kompleksowych ogłoszeń przetargowych, ustawodawca dopuścił do stosowania trzy rodzaje podpisów elektronicznych. Tym najbardziej uniwersalnym jest podpis kwalifikowany. Można go używać zawsze – czy to do złożenia oferty, czy parafowania uzupełnień, czy nawet związania umową. Ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który pozwala na dokładną weryfikację składającej podpis osoby. Tylko ta jednostka, do której podpis i certyfikat są przyporządkowane, może go poprawnie wykorzystać. Aby uzyskać to narzędzie należy skontaktować się i zawrzeć umowę z jednym z certyfikowanych dostawców dostępnych na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. W skład zestawu umożliwiającego składanie podpisów wchodzą najczęściej:
Koszt zestawu różni się w zależności od dostawcy oraz wybranych opcji, takich jak okres ważności certyfikatu (często od 1 do 3 lat). Standardowo mówimy to o około 300 złotych brutto.
Drugim z dopuszczanych w zyskownych przetargach publicznych podpisów, jest podpis zaufany. Służy do potwierdzenia autentyczności dokumentów cyfrowych. Jest on wydawany przez wiarygodne podmioty (tzw. certyfikujące), które potwierdzają tożsamość osoby korzystającej. Podpis zaufany jest ważny na terenie całej Unii Europejskiej i umożliwia m.in. podpisywanie dokumentów elektronicznych oraz komunikowanie się z urzędami i instytucjami publicznymi. Podobną funkcję odgrywa także podpis osobisty, którego certyfikat umieszcza się w e-dowodzie. Oba narzędzie są bezpłatne, ale umożliwiają składanie ofert wyłącznie w procedurach krajowych. Jeśli chcemy pozyskać ciekawe zlecenia budowlane o wartości powyżej progów unijnych, niezbędne będzie zakupienie podpisu kwalifikowanego.
Nasza rada
Jeśli zamierzasz regularnie starać się o pozyskiwanie przetargów publicznych, zakup podpis kwalifikowany. To raptem kilkaset złotych, dzięki którym zyskujesz gwarancję, że nigdy nie pomylisz podpisów. Dodatkowym atutem jest też możliwość zawierania umów na odległość. Wygodniej zrobić to we własnym biurze, niż jechać na drugi koniec Polski, na półgodzinne spotkanie.
Rażąco niska cena to cena, która jest znacząco niższa niż zwykle stosowane kwoty w danym sektorze lub rynku. Jest ona niewiarygodna, stąd budzi wątpliwości zamawiającego dotyczące jakości wykonania przedmiotu umowy. Rażąco niska cena może być oznaką nieuczciwej praktyki handlowej lub oszustwa, więc należy zachować ostrożność przy dokonywaniu zakupów w takich okolicznościach. Jednocześnie proponowanie niskiej ceny bywa często spowodowane takimi względami jak konkurencja, brak popytu lub niskie koszty produkcji. Aby poznać motywację konkretnego wykonawcy aplikującego na elektroniczne przetargi budowlane, zamawiający zwraca się do niego z prośbą o uzasadnienie zaproponowanych kosztów. Od jakości przygotowanego pisma zależy czy oferta będzie dalej rozpatrywana.
W swojej odpowiedzi wykonawca powinien odwołać się między innymi do kosztów:
Uzasadnienie powinno być drobiazgowe, udokumentowane i poparte wynikami podobnych zamówień. Nie wystarczy powołać się na tanie dostawy czy zatrudnienie monterów na umowie o pracę. Potrzebne będą konkretne nazwy, liczby, parametry, listy intencyjne itd. Więcej na temat rażąco niskiej ceny w zyskownych przetargach publicznych można znaleźć na naszych wpisach blogowych.
Nasza rada
Do każdego wyjaśnienia rażąco niskiej ceny należy podchodzić indywidualnie. Dzięki temu zamawiający zyska pewność, że firmie zależy na wykonaniu ciekawego zlecenia budowlanego lub usługi. Gotowe szablony na dłuższą metę nie zdają egzaminu.
Specyfikacja Warunków Zamówienia (popularnie określana jako SWZ) należy do najważniejszych części kompleksowych ogłoszeń przetargowych. Stanowi ona swoisty drogowskaz dla wykonawców chcących zdobyć ciekawe zlecenia budowlane. Jest ona wymagana w większości trybów przetargowych, zatem dobrze zapoznać się z jej elementami składowymi. Dokładna znajomość wymagań i schematów pozwala szybko zorientować się, które elementy dokumentu są kluczowe i to na nich skupić uwagę podczas przygotowania oferty.
Do obowiązkowych części składowych SWZ należą:
Do tego katalogu należałoby dołączyć także inne wymagane formalności, specyficzne dla konkretnego przypadku i trybu przetargowego (np. regulacje dotyczące złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych, możliwości skorzystania z prawa opcji czy kwestii ograniczenia katalogu wykonawców do zakładów pracy chronionej lub spółdzielni socjalnych).
Z punktu widzenia analizy atrakcyjności danego zamówienia, kluczowe dane to te związane z wadium, przedmiotem zamówienia, kryteriami oceny ofert, terminem wykonania oraz wymaganiach stawianych wykonawcom. Na tej podstawie każda osoba zatrudniona w dziale zamówień publicznych jest w stanie określić, czy dane zlecenie na roboty budowlane w Polsce jest ciekawe dla jego firmy.
Warto też pamiętać, że Specyfikacja Warunków Zamówienia powinna być napisana precyzyjnie i jednoznacznie wskazywać, na czym polega projekt. Wykonawca ma prawo złożyć wniosek o wyjaśnienie niezrozumiałych treści, a jeśli wpłynie on w przewidzianym w ustawie czasie, zamawiający ma obowiązek udzielić na nie odpowiedzi.
Nasza rada
SWZ to kluczowy dokument kompleksowego ogłoszenia przetargowego. Należy się z nim wnikliwie zapoznać i stosować do jego zapisów.
Ustawa Prawo zamówień publicznych wprowadza dwa pojęcia dotyczące środków dowodowych:
Te pierwsze definiowane są następująco „należy przez to rozumieć środki służące potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, z wyjątkiem oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1”. Inaczej mówiąc, są to różne dokumenty, które poświadczają obecną sytuację wykonawcy. Dzielimy je na te, które potwierdzają:
Podmiotowe środki dowodowe co do zasady nie są składane wraz z ofertą przez wszystkich wykonawców, lecz dopiero na wezwanie zamawiającego przez podmiot, którego oferta została najwyżej oceniona.
Przedmiotowe środki dowodowe to zgodnie z definicją ustawową „środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia”. Zaliczamy do nich między innymi:
W kontekście przedmiotowych środków dowodowych składanych na elektroniczne przetargi budowlane kluczowe jest dokładne czytanie Specyfikacji Warunków Zamówienia. Jeśli zamawiający wymaga tam przedłożenia odpowiednich dokumentów wraz z ofertą, to ich pominięcie skutkować będzie prawdopodobnym odrzuceniem propozycji (lub w specyficznych okolicznościach wezwaniem do uzupełnienia).
Nasza rada
Przedmiotowe środki dowodowe powtarzają się z przetargu na przetarg. Bardzo często wystarczy raz je pozyskać i później można je wykorzystywać w wielu szansach na ciekawe zlecenia budowlane. Podmiotowe środki dowodowe najlepiej z kolei zdobywać systematycznie. Referencje powinny być pozyskane tuż po wykonaniu zamówienia. Zaświadczenie z US, KRS i ZUS mają swoje daty ważności, po skończeniu których dobrze jest wystąpić o nowe. Takie nawyki sprawią, że nigdy nie będziemy zaskoczeni wezwaniem do złożenia środków dowodowych.
Zasada jawności informacji publicznej jest jednym z filarów systemu prawnego obowiązującego w Polsce. Została ona także przetransponowana na rynek zamówień publicznych. Dziś każdy obywatel ma prawo żądać od zamawiającego dostępu do informacji na temat działań podejmowanych przez niego oraz podmioty aplikujące na zlecenia na roboty budowlane w Polsce. Jak się jednak okazuje, jest katalog danych, których podmiot prowadzący kompleksowe ogłoszenia przetargowe przekazywać dalej nie może. Chodzi tu o wszelkie informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W tym momencie powstaje pytanie, co dokładnie stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa i jak ją zastrzec.
Odpowiedź na drugie pytanie jest stosunkowo prosta. Należy mianowicie do składanej oferty na ciekawe zlecenia budowlane załączyć wniosek ze szczegółowym wyjaśnieniem swojego stanowiska. Pierwsze pytanie stanowi jednak zbiór nieskończonych przypadków, które bardzo często lądują na wokandach Krajowej Izby Odwoławczej. Co do zasady przez tajemnice przedsiębiorstwa należy rozumieć:
Przechodząc do konkretów. Za tajemnicę przedsiębiorstwa można uznać: plany sprzedaży, dane o dostawcach i umowach z kontrahentami, marże, technologie używane do produkcji, stosowane oprogramowanie oraz wewnętrzne systemy czy unikatowy sposób organizacji pracy. Niestety pojęcie unikatowości bywa często różnie rozumiane przez firmę i organ odwoławczy.
Nasza rada
Jeśli firmie zależy, aby zastrzec jakąś konkretną informację w postępowaniu na elektroniczne przetargi budowlane, powinna zasięgnąć opinii kancelarii prawnej specjalizującej się w takich przypadkach. Działania podejmowane na własną rękę często bywają nieskuteczne.
Po przeprowadzeniu elektronicznych przetargów budowlanych i wyborze ostatecznego wykonawcy zamówienia, zamawiający zaprasza wykonawcę do podpisania umowy. Ważne jest tu słowo zaprasza, które jasno sugeruje, kto jest gospodarzem całego wydarzenia. Immanentną cechą rynku zamówień publicznych jest bowiem jednostronne opracowanie wzoru umowy. Zamawiający dokonuje tej czynności jeszcze przed etapem publikacji ogłoszenia, a gotowy szablon udostępnia do wglądu potencjalnym zainteresowanym wykonaniem ciekawych zleceń budowlanych. Jeśli we wzorze znajdują się zapisy nieakceptowane przez wykonawcę, może on podjąć trzy kroki:
Ostatnia z opcji ma uzasadnienie tylko wtedy, jeśli zapisy są niezgodne z prawem lub istotnie krzywdzą drugą stronę kontraktu.
Nasza rada
Dokładne czytanie wzoru umowy to podstawa. Jeśli wyślemy ofertę na dane kompleksowe ogłoszenie przetargowe, nie będziemy mieć możliwości negocjowania treści porozumienia. A to w nim zawarto kluczowe informacje dotyczące praw i zobowiązań stron.
W rozdziale zatytułowanym Alfabet przetargi BIP – rażąco niska cena opisaliśmy zagadnienia minimalnej ceny, przy której zamawiający wysyła wezwanie do wykonawcy z prośbą o wyjaśnienie kalkulacji. To jednak niejedyne ograniczenie dla firm w zakresie kształtowania wynagrodzenia. Tym drugim jest kwota szacowana. Zamawiający przed przystąpieniem do przygotowania kompleksowego ogłoszenia przetargowego wysyła zapytanie do kilku oferentów z prośbą o przygotowanie wyceny danego zadania. Na podstawie uzyskanych kwot przyjmuje kwotę szacunkową, którą następnie wpisuje w swój budżet. Zazwyczaj jest ona tożsama z kwotą, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie projektu. Dlaczego jest ona tak ważna? Otóż jeśli nadesłana najkorzystniejsza oferta przekroczy tę wartość, zamawiający będzie mógł unieważnić postępowanie. Nie musi tego robić (czasami może znaleźć w budżecie inne środki, np. z oszczędności na innych ciekawych zleceniach budowlanych), ale bardzo często właśnie tak postępuje.
Nasza rada
Przygotowując propozycję, warto pamiętać o kwocie na sfinansowanie zadania, gdyż zbyt wysokie marże zazwyczaj kończą się nieskutecznością podejmowanych działań. Informację o kwocie przeznaczonej na elektroniczne przetargi budowlane możemy zawsze znaleźć w planie postępowań publicznych danego podmiotu.
Zabezpieczenie należytego wykonania umowy to mechanizm, który ma zapewnić wierzycielowi pewność, że dłużnik wykona swoje zobowiązanie zgodnie z umową. Może to być np. zastaw, poręczenie, gwarancja bankowa, gotówka czy ubezpieczenie. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest szczególnie ważne w przypadku umów o podwyższonym ryzyku, a za takie należy uznać kontrakty podpisywane w ramach zyskownych przetargów publicznych, gdzie zamawiający zazwyczaj nie zna wykonawcy. W przypadku niewywiązania się ze wzajemnych zobowiązań, dzięki zabezpieczeniu, ma on pewność, że odzyska swoje pieniądze i zrekompensuje stracony czas.
Informację o konieczności zapłaty zabezpieczenia należytego wykonania umowy można znaleźć w kompleksowym ogłoszeniu przetargowym (w SWZ lub dokumencie równoważnym). Praktyka rynku zamówień publicznych wskazuje, że wysokość żądań zamawiającego nie przekracza 5% kwoty ofertowej brutto (aczkolwiek są od tej zasady pewne wyjątki). Zabezpieczenie wpłaca się najpóźniej w dniu podpisania umowy. Więcej na temat omawianego instrumentu można przeczytać w naszym artykule na blogu.
Nasza rada
Zabezpieczenie należytego wykonania umowa jest wymagane w większości ciekawych zleceń budowlanych. Dla finansów firmy najkorzystniejszym rozwiązaniem jest pozyskanie gwarancji bankowej. W ten sposób, niskim kosztem, można zachować pełną płynność działania.