Archive: lipca 2021

Kwestia terminu związania ofertą rodziła w ostatnich latach szereg wątpliwości w wielu postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Dotyczyło to przede wszystkim sekcji przetargi roboty budowlane, gdzie prolongaty terminu okazywały się czasami przeszkodą w zawieraniu umów wartych kilkadziesiąt milionów złotych. Czy nowa ustawa Pzp wyjaśniła wszelkie rozbieżności interpretacyjne?

Przetargi roboty budowlane - czym jest termin związania ofertą i ile wynosi?

Związanie ofertą to pojęcie wprowadzone na grunt zamówień publicznych. Oznacza ono, że wykonawca zobowiązany jest w podanym okresie zawrzeć umowę na warunkach, jakie zamieścił w sformułowanej propozycji. Teoretycznie w dyskusji o terminie związania ofertą nie ma znaczenia czy zamówienie pochodzi z sekcji przetargi roboty budowlane, czy chodzi o dostawę artykułów biurowych lub zlecenie wykonania wycinki drzew. Używamy słowa teoretycznie z pełną świadomością. Ustalenie terminu związania ofertą jest bowiem ściśle skorelowane z wysokością zamówienia i typem przedsięwzięcia. Inne są wytyczne dla robót budowlanych niż dla dostaw i usług. Jak przedstawia się to konkretnie na gruncie nowego Pzp?

• Zamówienia o wartości krajowej przewidują maksymalny okres związania ofertą na poziomie 30 dni.
• Zamówienia o wartości przekraczającej progi unijne, ale jednocześnie mniejszej niż 20 000 000,00 EUR dla robót budowlanych i 10 000 000,00 EUR dla dostaw i usług, przewidują maksymalny okres związania ofertą na poziomie 90 dni.
• Najdłuższy okres związania ofertą – aż 120 dni – przewidziano dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej 20 000 000,00 EUR dla robót budowlanych i 10 000 000,00 EUR dla dostaw i usług.

Ustawodawca wyszedł ze słusznego założenia, że prowadzenie postępowań z sekcji przetargi roboty budowlane wymaga dużej precyzji i radzenia sobie z często bardzo skomplikowanymi zagadnieniami technicznymi. To wydłuża całą procedurę wyboru oferenta. Tego problemu nie ma przy prostszych zleceniach na usługi i dostawy, zatem tam termin związania ofertą jest krótszy.
Kwestia rozpoczęcia biegu terminu związania ofertą została szczegółowo uregulowana w art. 220 ust. 2 nowego Pzp. Widnieje tam informacja, że termin związania ofertą rozpoczyna się w dniu, w którym upłynął termin składania ofert. Nowe zapisy ustawy zmieniły też formę określenia terminu związania ofertą. Jeszcze do niedawna normą było wskazanie ilości dni. Obecnie każdy zamawiający ma obowiązek określić konkretną datę, do której oferta będzie obowiązująca.

Skrócenie terminu związania ofertą

Choć w ustawie nie sformułowano pojęcia skrócenia terminu związania ofertą, praktyka gospodarcza wykształciła je samoistnie. Kiedy może do niego dojść? Sytuacje są właściwie dwie. W pierwszej z nich skrócenie jest efektem awarii systemu informatycznego. Czasami zdarza się, że w dniu zakończenia naboru ofert platforma zakupowa przestaje poprawnie funkcjonować. Zamawiający w tej sytuacji nie ma możliwości wydłużenia terminu związania ofertą, mimo że funkcjonalność oceniania przesłanych dokumentacji jest dla niego ograniczona. W ten sposób zamiast 30 czy 60 dni pozostaje mu do dyspozycji mniejszy okres czas. Innym przypadkiem jest nieuwaga zamawiającego. Jak wskazano wcześniej na gruncie nowej ustawy Pzp, określenie terminu związania ofertą musi nastąpić przez wskazanie konkretnej daty. Co dzieje się w sytuacji, gdy dane postępowanie z sekcji przetargi roboty budowlane lub innej należy zmienić poprzez wskazanie nowego terminu składania ofert? Zamawiający winien w treści SIW skorygować nie tylko termin składania ofert, ale także termin związania. Czasami jednak o tym zapomina. Niedokonanie odpowiedniej modyfikacji skutkuje zatem realnym skróceniem okresu związania oferty.

Przedłużenie okresu związania ofertą

Przedłużenie okresu związania ofertą jest regulacją znaną wykonawcom i zamawiającym. Dochodzi do niej w sytuacji, gdy pod wpływem przedłużającej się procedury wyboru oferenta zbliża się termin związania ofertą. W tej sytuacji zamawiający występuje z odpowiednim wnioskiem do wykonawców, którzy mogą, ale też nie muszą wyrazić zgody na przedłużenie okresu związania przedstawioną propozycją. Taki wniosek prowadzący postępowanie może złożyć jednokrotnie, a termin przedłużenia wynosi odpowiednio:

• 30 dni dla zamówienia o wartości krajowej.
• 60 dni dla zamówienia o wartości przekraczającej progi unijne, ale jednocześnie mniejszej niż 20 000 000,00 EUR dla robót budowlanych i 10 000 000,00 EUR dla dostaw i usług.
• Również 60 dni dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej 20 000 000,00 EUR dla robót budowlanych i 10 000 000,00 EUR dla dostaw i usług.

Co dzieje się w sytuacji, gdy oferent nie wyraził zgody na przedłużenie? Czy jego oferta może zostać wybrana jako najkorzystniejsza? Okazuje się, że istnieje taka możliwość. Zamawiający zwraca się do wykonawcy z pytaniem, czy ten wyraża zgodę na wybór jego oferty. Nie wyrażenie takiej zgody aktualizuje przesłankę odrzucenia oferty, a dodatkowo także obowiązek wezwania przez zamawiającego kolejnego wykonawcy z listy rankingowej, chyba że wystąpią przesłanki unieważnienia postępowania. Na rynku obserwuje się wzrastającą liczbę podmiotów, które decydują się na niewyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Jest to szczególnie zauważalne w sekcji przetargi roboty budowlane, gdzie liczba postępowań jest bardzo duża, a konkurencja rośnie z każdym dniem.

Przetargi budowlane Warszawa – czy jest w czym wybierać?

Przez pierwsze półrocze 2021 roku w Polsce zamieszczono 38 762 rekordy w bazie przetargi roboty budowlane. Dotyczyły one bardzo wielu specjalizacji:

• Przebudowy oczyszczalni ścieków.
• Termomodernizacji budynków.
• Przebudowy dróg gminnych.
• Zaprojektowania i wybudowania boiska.
• Wymiany instalacji elektrycznej.
• Budowy oświetlenia drogowego.
• Rewitalizacji parku.

I wielu innych. Spośród tej liczby, aż 8803 zamówień dotyczyło województwa Mazowieckiego, a ponad 4500 sekcji przetargi budowlane Warszawa. Ta tendencja utrzymuje się już od wielu lat. Okazuje się, że firmy zainteresowane przeprowadzeniem prac w stolicy kraju, mają do wyboru każdego dnia aż 25 nowych opcji z sekcji przetargi budowlane. Warszawa jest więc przestrzenią, gdzie ilość zamówień zapewnia przetrwanie dla kilkudziesięciu oferentów, niezależnie od pory roku czy warunków społeczno-gospodarczych.

Podsumowanie

Bardzo ważną kwestią zamówień publicznych jest termin związania ofertą. W przypadku przedłużających się procedur wyboru oferenta, zamawiający ma możliwość wystąpić o przedłużenie terminu związania ofertą. Zgoda jest skuteczna tylko wówczas, jeśli oferent zezwoli także na przedłużenie terminu utrzymania wadium. Nowa ustawa Pzp ujednoliciła zapisy dotyczące formy przedłużenia związania ofertą, a także doprecyzowała, jak ujmować odpowiednie zapisy w Specyfikacji Warunków Zamówienia. To duża ulga dla wszystkich wykonawców, także tych zainteresowanych postępowaniami z sekcji przetargi budowlane Warszawa. Jeszcze do niedawno różnorodne interpretacje powodowały problemy z ustaleniem właściwych terminów, co wielokrotnie kończyło się utrata wadium oraz możliwości zawarcia umowy.

Odmienność w wysokości składanych ofert to codzienność w przetargach. Każdy wykonawca poszukujący zlecenia dla firmy, na podstawie dostępnej dokumentacji, ma możliwość złożenia dowolnej propozycji cenowej. Jednak w sytuacji, gdy podana kwota budzi wątpliwości zamawiającego, ma on z kolei prawo zwrócić się do danego wykonawcy o wyjaśnienia związane z rażąco niską ceną. Jak prawidłowo i skutecznie sporządzić odpowiedź na takie wezwanie?

Czym jest rażąco niska cena?

Ustawa prawo zamówień publicznych nie precyzuje, czym jest rażąco niska cena w przetargach. Na podstawie orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej można jednak zdefiniować kluczowe elementy leżące u podstaw oceny tego zagadnienia. I tak cena rażąco niska to taka, która jest nierealistyczna, niewiarygodna w porównaniu do cen rynkowych podobnych zamówień, ale także innych propozycji złożonych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oznacza to wystąpienie takiej ceny, która znacząco odbiega od kwot przyjętych i wskazuje na fakt realizacji projektu poniżej kosztów wytworzenia danej usługi, dostawy czy roboty budowlanej. Te zapisy korespondują z zapisami art. 224 Pzp, w którym przewiduje się sytuację zwrócenia się do wykonawcy o wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Następuje to wtedy, gdy zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do całego przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego odnośnie szans na poprawne i terminowe wykonanie zlecenia. Jeśli zatem rozbieżności w przedstawionych ofertach nie wynikają z okoliczności oczywistych, zamawiający wezwie wykonawcę do złożenia wyjaśnień gdy cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od:

• wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed opublikowaniem postępowania – najczęściej na podstawie dostępnego kosztorysu lub wartości projektu dofinansowanego ze środków zewnętrznych, 
• średniej arytmetycznej wartości wszystkich złożonych propozycji niepodlegających odrzuceniu.

Jak wyjaśnić rażąco niską cenę w przetargu?

Metod wyjaśnienia rażąco niskiej ceny jest co najmniej kilka i każdorazowo powinny być one dostosowane do danego przetargu. Zasadniczo przedmiotowe wyjaśnienia powinny odwoływać się do następujących kwestii, uregulowanych w Ustawie Prawo zamówień publicznych:

• zarządzania procesem produkcji, świadczonych usług lub metody budowy;
• wybranych rozwiązań technicznych, wyjątkowo korzystnych warunków dostaw, usług albo związanych z realizacją robót budowlanych;
• oryginalności dostaw, usług lub robót budowlanych oferowanych przez wykonawcę;
• zgodności z przepisami dotyczącymi kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, lub przepisów odrębnych właściwych dla spraw, z którymi związane jest realizowane zamówienie;
• zgodności z prawem w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;
• zgodności z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, obowiązującymi w miejscu, w którym realizowane jest zamówienie;
• zgodności z przepisami z zakresu ochrony środowiska;
• wypełniania obowiązków związanych z powierzeniem wykonania części zamówienia podwykonawcy. 

Niezwykle istotne jest, że wymienione powyżej przesłanki nie muszą być obligatoryjnie poruszone w piśmie z wyjaśnieniami. Wyłącznie w przypadku zalecenia dla firm na roboty budowlane lub usługi, zamawiający jest zobowiązany aby żądać wyjaśnień w zakresie punktów 4 i 6. Wszystkie inne elementy są fakultatywne, a ich poruszanie jedynie zwiększa szanse wykonawcy na pozytywne rozpatrzenie jego odpowiedzi.

Środki dowodowe

Najpopularniejsza metoda wyjaśnień opiera się na przedstawieniu metody kalkulacji wartości złożonej oferty. W tej sytuacji wykonawca rozpisuje wszystkie elementy kosztowe, w tym między innymi wartości materiałów, usług podwykonawców, robocizny, zysku dla firmy, serwisu gwarancyjnego. Do przedstawionego kosztorysu musi załączyć także elementy dowodowe, takie jak cenniki. Warto także zaprezentować rozstrzygnięcia innych podobnych przetargów, które wskazują na prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia, mimo przyjęcia zbliżonej kalkulacji. Te można wyszukać i pobrać z bazy wyników przetargów zawartej na platformie oferent.com.pl. Serwis oferuje także wiele innych użyteczności, jak chociażby dostęp do licytacji nieruchomości i urządzeń, możliwość śledzenia pojawiających się przetargów w interesującej nas branży oraz wyszukiwanie podwykonawców do wygranego zlecenia dla firmy. Kolejną formą złożenia wyjaśnień może być zaprezentowanie ofert podwykonawców. Dokonując badania rynku i przedstawiając propozycje innych wiarygodnych podmiotów opiewające na kwotę mniejszą lub zbliżoną do naszej, również potwierdzamy, że przyjęta kalkulacja jest prawidłowa. Ta metoda wymaga jednak pewnego zachodu i jest obarczona ryzykiem nie dotrzymania terminu złożenia wyjaśnień w sytuacji, gdy podwykonawcy nie odpowiadają na czas. Istnieje też możliwość udzielenia odpowiedzi na postawione w piśmie zamawiającego pytania. Tu jednak narażamy się na ryzyko zbyt ogólnego potraktowania tematu. Nie ma jednego uniwersalnego i pasującego do każdej sytuacji sposobu wyjaśnień. Wszystko zależy od rodzaju postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wyjaśnienia mają dotyczyć oraz od dostępnych dla wykonawcy środków dowodowych.

Jedną ze składowych procesu oceny oferty w przetargu jest weryfikacja środków dowodowych. Zamawiający może wymagać wielu różnych dokumentów, poświadczeń i załączników, które mają zagwarantować prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia. Jednym z najczęściej pojawiających się jest wykaz robót/dostaw/usług. Zawiera on spis podobnych do przedmiotu zamówienia dostaw, usług lub robót budowlanych, które wykonawca zrealizował w ostatnim czasie. Czy złożenie tego wykazu jest wystarczające do potwierdzenia warunku doświadczenia i zdobycia zlecenia dla firmy?

Wykaz realizacji, a progi unijne

Zgodnie z zapisami nowej Ustawy Pzp, w przypadku zamówienia przekraczającego progi unijne, zamawiający badając doświadczenie wykonawcy ma obowiązek oprócz wykazu żądać także dokumentu poświadczającego prawidłowe wykonanie wskazanych projektów. Rolą wykazu wypełnianego przez wykonawcę jest określenie cech charakterystycznych prac dotychczas wykonywanych. Chodzi o te realizacje, które mogą udowodnić spełnienie warunku doświadczenia wymaganego w treści ogłoszenia o zamówieniu. Z kolei dodatkowe dokumenty winne być podpisane przez podmiot trzeci, który oświadcza, że wskazane w wykazie pozycje faktycznie zostały wykonane należycie. W przypadku przetargów o wartości poniżej progów unijnych zamawiający nie ma obowiązku żądania żadnych dodatkowych dokumentów ponad wykaz dostaw, usług czy robót budowlanych. Praktyka gospodarcza wskazuje jednak, że zazwyczaj i tak o nie prosi.

Dokumenty potwierdzające należyte wykonanie zamówienia

Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy nie określa szczegółowo, jakie dokumenty mogą potwierdzać należyte wykonanie zamówienia. Zazwyczaj jednak tę funkcję pełnią referencje. Celem ich składania nie jest jednak wykazanie spełniania warunku udziału w postępowaniu, lecz jedynie potwierdzenie należytego wykonania usługi, dostawy lub roboty budowlanej przedstawionej w wykazie. Jest to o tyle ważne, że zamawiające nie ma podstawy do żądania, aby w referencjach zawarto wszystkie elementy wyszczególnione w Specyfikacji Warunków Zamówienia. To właśnie wykaz winien zawierać szczegółowe informacje wymagane w treści warunku udziału w postępowaniu, zaś referencje uzupełniają go o element potwierdzenia należytego wykonania zamówienia.

Co powinna zatem zawierać referencja?

Warto zdać sobie sprawę, że w świetle prawa nie obowiązuje żaden określony wzór referencji. Nie ma też listy elementów, które taki dokument powinien zawierać. Praktyka gospodarcza podpowiada jednak, że im więcej danych dotyczących danego projektu zawrzemy w takiej referencji, tym większa szansa na uznanie jej treści przez zamawiającego. Każda referencja, która ma pomóc w zdobyciu zlecenia dla firmy, powinna zawierać:

• dane identyfikujące podmiot, na rzecz którego zostało wykonane dane zamówienia,
• dane wykonawcy zamówienia,
• tytuł i przedmiot zamówienia,
• datę wykonania,
• informację o należytym wykonaniu zamówienia
• podpis

Szczególnie silny nacisk warto położyć na dwa podpunkty. Chodzi mianowicie o opis przedmiotu zamówienia oraz informację o należytym wykonaniu. Jak wskazano wcześniej, o ile w przetargach nie jest wymagane szczegółowe wykazanie zgodności każdego elementu zamówienia z wymaganiami SIWZ, o tyle w zamówieniach nie objętych Pzp, może zachodzić taka konieczność. Warto więc zadbać, aby referencja zawierała jak najwięcej informacji szczegółowych, identyfikujących dany projekt. Jeśli więc wykonawca ma wpływ na kształt referencji, oprócz ilości, mocy czy wartości cechujących dany projekt, warto dołożyć także takie szczegóły jak lokalizację, termin wykonania, kubaturę obiektu czy inne, które mogą potencjalnie stanowić kryterium doświadczenia zawodowego. Bardzo ważne jest także wykazanie, że zamówienie zostało „należycie wykonane”. Wielu zamawiających wymaga dokładnego użycia tego sformułowania, choć zgodnie z orzeczeniami KIO, za dopuszczalny uznaje się każdy sposób wykazania prawidłowości, poprawności, zgodności, kompletności zrealizowanego zamówienia. Samo pojęcie należytego wykonania nie zostało określone w żadnym akcie normatywnym. Należy więc przyjąć, że zlecenie należycie wykonane to takie, które odpowiada wszelkim wymogom zawartym w umowie.

Podpisywanie i termin wystawienia referencji

Referencja nie jest oświadczeniem woli, a jedynie potwierdzeniem jakości współpracy. Z tej uwagi może je podpisać dowolna osoba, która posiada wiedzę na temat danego projektu. Co ważne nie ma znaczenia, jaka data widnieje na dokumencie. Referencje mogą być nawet wystawione po dniu składania ofert, o ile potwierdzają, że powołane w wykazie świadczenia zostały zrealizowane przed upływem tego terminu. Warto dbać o to, aby referencje były regularnie wystawiane po zrealizowaniu danej usługi, dostawy czy roboty budowlanej. Nigdy nie wiadomo, jakie wymagania postawi zamawiający w kolejnym przetargu. Podmioty regularnie poszukujące dodatkowych zleceń dla firmy potwierdzają, że co postępowanie, to często inne kryteria dokumentowania doświadczenia. Szczegóły są każdorazowo zawarte w Specyfikacji Warunków Zamówienia, dołączonej do ogłoszenia przetargowego. Te można otrzymywać na skrzynkę mailową dzięki usłudze serwisu oferent.com.pl. Na liście postępowań znaleźć można wszystkie aktualne zamówienia publiczne, wraz z pełną dokumentacją, terminem składania, danymi adresowymi zamawiającego oraz adresem publikacji ogłoszenia. Platforma oferuje możliwość darmowego przetestowania rozwiązania.

Przygotowanie dokumentacji przetargowej zajmuje wielokrotnie bardzo dużo czasu. Dokładne zapoznanie się z wymaganiami stawianymi przez zamawiającego, analiza przedmiotu zamówienia, zdobycie odpowiednich załączników i wreszcie uzupełnienie formularza ofertowego, to praca na kilka dni. Nie zawsze jednak wykonanie tak dużego nakładu działań jest wymagane już na etapie składania ofert. W Ustawie Prawo zamówień publicznych przewidziano tak zwaną procedurę odwróconą. Co to jest i dlaczego jej stosowanie ułatwia aktywności zarówno zamawiających, jak i wykonawców?

Czym jest procedura odwrócona w przetargach?

Na gruncie nowej ustawy Pzp kwestie procedury odwróconej zostały szczegółowo opisano w art. 139. Zgodnie z jego zapisami „Zamawiający może najpierw dokonać badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu, o ile taka możliwość została przewidziana w SWZ lub w ogłoszeniu o zamówieniu”. Oznacza to możliwość uproszczenia etapu badania ofert dla zamawiającego, który szczegółowo pod uwagę weźmie w pierwszej kolejności tylko tę propozycję, która uzyskała najwięcej punktów zgodnie z kryteriami oceny.

Procedura zasadnicza, a odwrócona

Niezależnie czy zamawiający stosuje w swoim przetargu procedurę zasadniczą czy odwróconą, najpierw dokonuje weryfikacji oferty od strony formalnej. W tym etapie bierze pod uwagę między innymi terminowość wpłynięcia propozycji, prawidłowość zabezpieczenia poprzez wniesienie wadium, poprawność złożenia podpisów. Różnice w stosowaniu obu procedur ujawniają się w kolejnym kroku. Przy zasadniczej procedurze oceny ofert zamawiający przechodzi do analizy podmiotowej warstwy propozycji. W jej ramach ustala czy wykonawca nie podlega wykluczeniu, a także czy spełnia postawione w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia przesłanki udziału w postępowaniu. Następnie dokonuje oceny zaistnienia przesłanek odrzucenia oferty, a dopiero później bierze pod uwagę oferty niepodlegające odrzuceniu i przyznaje im odpowiednią punktację. W procedurze odwróconej kolejność prowadzonych działań jest inna. Po sprawdzeniu wszystkich ofert pod kątem zaistnienia wobec nich przesłanek odrzucenia, zamawiający dokonuje kwalifikacji propozycji pod kątem kryteriów oceny ofert. Na podstawie ustalonej listy rankingowej zamawiający wzywa do uzupełnienia oferty wyłącznie wykonawcę, którego cena została oceniona jako najkorzystniejsza. Inni wykonawcy nie są na tym etapie proszeni o udowodnienie prawidłowości złożonej oferty. Jeśli wybrane przedsiębiorstwo złoży odpowiednie środki dowodowe i udowodni, że nie podlega wykluczeniu z postępowania przetargowego, jego oferta zostaje wybrana jako najkorzystniejsza. W ten sposób ma możliwość podpisania umowy i uzyskania dodatkowego zlecenia dla firmy. Bardzo często zdarza się sytuacja, w której oceniona najwyżej oferta nie zostaje ostatecznie wybrana do realizacji przetargu. Dzieje się tak chociażby wtedy, gdy podmiot poszukujący zlecenia dla firmy nie przeczytał dokładnie warunków zamówienia i nie jest w stanie udowodnić odpowiedniego doświadczenia. Inną popularną przesłanką odrzucenia propozycji jest także złożenie niezgodnych z przedmiotem zamówienia środków dowodowych takich jak karty katalogowe, rozwiązania techniczne czy gwarancje. W tej sytuacji zamawiający musi ponownie dokonać oceny ofert (ustalenie rankingu) aby zbadać kolejnego wykonawcę.

Zalety stosowania procedury odwróconej w przetargach

Najważniejszą zaletą procedury odwróconej jest bez wątpienia oszczędność czasu i zasobów ludzkich po stronie zamawiających. Dokonywanie oceny tylko jednej, a nie kilku lub kilkudziesięciu ofert, to także możliwość przyspieszenia wyboru wykonawcy. To wpływa na większą elastyczność w konstrukcji harmonogramu realizacji przetargu. Wykorzystanie procedury odwróconej to także dobra informacja dla wykonawcy poszukującego dodatkowego zlecenia dla firmy. W ramach środków dowodowych, jakie należy często przygotować w celu uzyskania zamówienia są między innymi:

• referencje,
• oświadczenia,
• karty katalogowe i dokumentacje techniczne oferowanych w przetargu urządzeń i materiałów,
• wykaz personelu ze specjalistycznymi uprawnieniami,
• JEDZ

Skompletowanie takiej dokumentacji wymaga czasu, a często jest niemożliwe przed terminem złożenia oferty. Opóźnienia mogą wynikać z przesłanek obiektywnych, na które wykonawca nie ma wpływu (np. osoba odpowiedzialna za podpisywanie oświadczeń woli u partnera biznesowego jest na urlopie i nie może parafować referencji). W tej sytuacji procedura odwrócona nie tylko pozwala wziąć udział w większej liczbie przetargów (poprzez ograniczenie czasu na kompletowanie dokumentacji), ale także daje szanse na zdobycie właściwych środków dowodowych, których z różnych przyczyn wykonawca nie był w stanie zdobyć przed terminem złożenia oferty. Gdzie szukać informacji o wybranej procedurze? Informacja o zastosowanej w przetargu procedurze została zawarta w SWZ lub ogłoszeniu o zamówieniu. Te dokumenty są każdorazowo dołączane do dokumentacji przetargowej dostępnej w bazie przetargowej oferent.com.pl. Serwis na bieżąco informuje swoich klientów o nowych szansach na zdobycie zlecenia dla firmy, udostępnia wygodne filtry, dane historyczne o wynikach przetargów oraz przedstawia potencjalnych podwykonawców, z którymi firma może wejść w owocne dla obu stron relacje biznesowe. Baza oferuje darmowy okres próbny z pełną funkcjonalnością.

Przedsiębiorcy szukający dodatkowych zleceń dla firm coraz częściej wybierają rynek zamówień publicznych. Startowanie w przetargach jest zadaniem sformalizowanym, które wymaga ponoszenia pewnych kosztów udziału. Standardowo należy liczyć się z wydatkami związanymi z przygotowaniem oferty (zakup podpisu elektronicznego, wynagrodzenie dla specjalisty), wpłaceniem wadium, a przy pozytywnym rozwiązaniu postępowania, z zabezpieczeniem należytego wykonania umowy.

Co to jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy?

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy to zgodnie z art. 147 ust. 2 Ustawy Pzp metoda prawidłowego zabezpieczania finansowego wykonania umowy w sprawie zamówienia publicznego. Inaczej mówiąc jest to kwota pieniężna wnoszona przez wykonawcę na rzecz zamawiającego lub zobowiązanie do jej zapłaty, która służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Dodatkowo jeżeli zlecenie dla firmy obejmuje również okres gwarancyjny, zabezpieczenie może być ustanowione na pokrycie roszczeń z tytułu jakości i rękojmi co do szkód powstałych w późniejszym terminie. To narzędzie stanowi koszt tylko dla wybranego w przetargu wykonawcy i jest wnoszone tuż przed podpisaniem umowy.

Czy zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest obligatoryjne?

Prawo zamówień publicznych stanowi, że zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest wyłącznie uprawnieniem zamawiającego. Oznacza to, że może on żądać jego wniesienia, ale wcale nie musi. Informacja o podjętej decyzji jest zawarta w odpowiednim rozdziale Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Zamawiający określa tam nie tylko konieczność wniesienia zapłaty, ale reguluje też jej wysokość, sposób i formy wniesienia oraz termin i sposób zwrotu. Te zapisy są wiążące przez cały okres obowiązywania umowy na dane zlecenie dla firmy.

W jakiej wysokości można żądać zabezpieczenia należytego wykonania umowy?

Praktyka przetargów wskazuje, że wysokość w jakiej zamawiający może żądać zabezpieczenia należytego wykonania umowy nie przekracza 5%. Zabezpieczenie naliczamy od kwoty brutto zlecenia dla firmy, uwzględniającej podatek od towarów i usług. W wyjątkowych sytuacjach, zamawiający ma prawo ustanowić wyższą kwotę, jednakże nieprzekraczającą 10% ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy. Tak wysoka wartość zabezpieczenia musi być każdorazowo wnikliwe uzasadniona w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia lub innych dokumentach postępowania. Zamawiający powinien powołać się tam na możliwość wystąpienia szczególnego ryzyka związanego z realizacją zamówienia.

W jakiej formie można wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy?

Prawo zamówień publicznych dopuszcza szereg form wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Są nimi:

• pieniądz,
• poręczenia bankowe lub poręczenia spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,
• gwarancje bankowe,
• gwarancje ubezpieczeniowe,
• poręczenia funduszy poręczeniowych.

Stosunkowo rzadko firmy korzystają z pierwszej wymienionej metody. Środki wpłacane bezpośrednio na numer konta bankowego zamawiającego, są niejednokrotnie dużym obciążeniem dla budżetu wykonawcy, który musi przecież finansować realizację wygranego kontraktu. Zamrażanie gotówki jest w tym wypadku ostatecznością, dobrą dla przedsiębiorców posiadających wolne zasoby pieniężne. Dużo chętniej firmy zgłaszają gwarancje bankowe lub ubezpieczeniowe. Koszty takich rozwiązań nie są wysokie, a pozwalają na spokój finansowy podmiotu w całym okresie związania umową i rękojmią. Warto jednak pamiętać, że gwarancje bankowe zmniejszają zdolność kredytową firmy, zaś gwarancja ubezpieczeniowa ma określony limit, który może się dość szybko wyczerpać przy intensywnych działaniach na rynku przetargów. Stosunkowo nowym narzędziem finansowym są poręczenia. Montaż takiego rozwiązania wygląda następująco: zleceniodawcą jest przedsiębiorstwo, które wygrało przetarg (wykonawca), beneficjentem – zamawiający, zaś gwarantem – dany fundusz poręczeniowy. W przeciwieństwie do gwarancji, w poręczeniach nie ma przyznanego limitu ani sytuacji nadszarpnięcia zdolności kredytowej. Jest więc to stosunkowo elastyczna forma, która umożliwia wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy bez angażowania środków własnych firmy.

Podsumowanie

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest fakultatywnym narzędziem w przetargach. Zazwyczaj zamawiający wymagają wniesienia odpowiedniej gwarancji w wysokości 2% lub 5% wartości kontraktu. Może być ono wniesione w różnych formach, jednak najczęściej wykorzystywane są gwarancje bankowe lub ubezpieczeniowe i poręczenia. Uniknięcie zapłaty gotówki pozwala na zwiększenie kapitału obrotowego w firmie, a co za tym idzie możliwości produkcyjnych. Informacji o wysokości i terminach zapłaty zabezpieczenia należytego wykonania umowy warto szukać w dokumentacji przetargowej, szczególnie w Specyfikacji Istotnych Wartości Zamówienia. Ta jest każdorazowo dołączona do informacji o zamówieniu, dostępnej na stronie Zamawiającego lub w dedykowanym rekordzie z bazy przetargów. Jedną z najciekawszych tego typu usług proponuje serwis oferent.com.pl. Oprócz przetargów znajdują się tam także zlecenia dla firm, licytacje, wyniki postępowań oraz szereg wskazówek, jak efektywnie korzystać z rynku zamówień publicznych. Dla nowych użytkowników przewidziano atrakcyjny, darmowy okres próbny, podczas którego będzie mógł poznać możliwości platformy.